Тема 9. Правила деловой переписки и телефонных переговоров

План

1. Этикет телефонных переговоров.

2. Современные нормы деловой переписки.

3. Правила составления резюме.

4. Сетикет — этикет электронной почты.

1. Непосредственно переговорить с партнером или клиентом удается далеко не всегда, поэтому очень часто приходится обращаться к телефону. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение, на предприятие или фирму. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом к заключению договора является именно телефонный разговор.

К телефонному разговору нужно подготовиться. Не нужно действовать импульсивно, прежде всего, следует убедимся в целесообразности и необходимости звонка, четко определить цель разговора, продумать содержание беседы, при , необходимости зафиксировать перечень вопросов на бумаге. Полезно вспомнить другие вопросы, которые могут быть к тому же лицу, чтобы через час не пришлось его снова беспокоить, следует так же предусмотреть возможную реакцию собеседника на информацию, говорить нужно лаконично.

Рациональная композиция телефонного разговора:

1. взаимные представления (полминуты).

Первым всегда представляется тот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с которым необходимо связаться, то представляться не обязательно. Достаточно будет поздороваться и попросить пригласить к телефону нужного человека. Если его нет — узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему и повесить трубку. Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает. Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.

2. введение собеседника в курс дела, информирование о цели звонка (до минуты).

3. обсуждение обстоятельств, существа дела, достижение цели разговора (2-4 минуты).

Один из приемов экономии времени — «закрытые» вопросы, предполагающие односложные («да», «нет», «не знаю»)

ответы собеседника. 4. Завершение разговора, прощание (полминуты).

В телефонном разговоре необходимо стараться не допускать отклонения собеседника от темы разговора, тактично возвращать его к цели звонка.

Если Вам звонят во время разговора с посетителем, то возможны следующие варианты:

11 стр., 5079 слов

Виды деловой речи. Беседа, дискуссия, телефонный разговор.

... мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами ... в интонациях действуют более убедительно. Изящество в разговоре достигается через ясность, точность и сжатость высказываемых ... спокойной, уединённой, исключено неожиданное появление посторонних, Шуи, звонки и. т. п., ибо это нервирует, но ...

1. Можно попросить позвонившего немного подождать, не вешая трубку (если очный разговор близок к завершению и звонящий — младший по возрасту или должности);

2. Можно попросить перезвонить через несколько минут;

3. Можно записать его телефон и перезвонить в удобное для вас обоих время.

Если к телефону просят коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает (правило не распространяется на секретарей).

Если связь прервалась, перезванивает тот, кто звонил.

Инициатива окончания разговора принадлежит либо позвонившему, либо старшему из говорящих.

2. Переписка— является широко распространенным видом коммуникации в деловом мире. Выделяют следующие виды деловой корреспонденции:

• Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.

• Ответные письма с благодарностью.

• Поздравления.

• Извинения.

• Требования и запросы.

• Соболезнования. Требования к деловому письму:

 

1. оно должно быть недлинным.

2. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным.

3. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных ‘ (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений.

 

4. Письма составляются короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора.

5. Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах и т.д.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Деловое письмо обычно пишется на фирменном бланке с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Все страницы делового письма, кроме первой, нумеруются арабскими

цифрами. Причем с левой стороны обязательно должно быть поле шириной не

. менее 2 см. Печатать текст следует в полтора — два интервала. Абзац выделяется


красной строкой, отступ от поля — пять интервалов. При написании делового письма желательно избегать переноса слов.

Дата отправления письма ставится в правом верхнем углу листа под адресом организации, посылающей письмо. В России дату принято писать следующим образом: 23.06.1999 или 23.VI. 1999, при международной переписке дата пишется иначе — 23 июня 1999 года. Отправляя деловое письмо, следует два раза писать адрес получателя: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо международное, то в адресе сначала указывают «кому, а затем «куда».

При отправлении письма, кроме фамилии адресата, обязательно указываются инициалы, причем инициалы пишутся перед фамилией. Желательно поставить вежливое обращение: «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам».

7 стр., 3232 слов

Психологический портрет делового человека. Культура делового письма

... реакцией находится некоторое образование, которое было названо установкой. Классическое определение установки звучит следующим образом: в случае наличия какой-нибудь потребности и ситуации ее удовлетворения у человека ...

Перед тем как написать на конверте фамилию вашего адресата, следует указать его должность. Если письмо личное, и нежелательно, чтобы его вскрыл и прочитал кто-либо кроме адресата, нужно после фамилии адресата написать: «лично», «private», «personal», «confidential».

При отправлении письма можно взять обычный конверт, но если фирма достаточно крупная, то лучше воспользоваться конвертом с логотипом фирмы. В этом случае авторитет фирмы в глазах получателя сразу возрастет.

Деловые письма пишутся обычно на стандартном листе бумаги машинописного формата. Вверху указывается наименование учреждения и иногда фамилия того, к кому обращаются.

Письмо должно быть написано официальным языком, предельно точным и понятным. При этом следует воспользоваться определенным набором клише, штампов, стандартов, специально служащим для написания делового письма.

По отечественным правилам после вступительного обращения ставится восклицательный знак, по международным — запятая.

Если письмо в какую-либо организацию отправляется впервые, то в нем обязательно должна быть информация, представляющая фирму отправителя. Желательно одновременно с письмом вложить в конверт буклет, в котором под­робно рассказывается о продукции, производимой фирмой, о самой фирме и ее связях. В рекламном буклете должно быть несколько страниц, на которых располагается вся необходимая информация. Рекламный текст в буклете должен быть на языке предполагаемого партнера или на английском языке.

Если это уже не первое письмо по данному адресу, то в начале письма обязательно вежливо упоминается последнее полученное от него письмо.

Деловое письмо состоит, как правило, из следующих частей: Внимание -интерес — просьба — действие.

Пример

Внимание: «Уважаемый (ая)_______________

Я хочу сообщить Вам нечто интересное (важное)»

Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь…»

Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы………. в

благородное, патриотическое дело…»


Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей…».

Надо только помнить, что, формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Чтобы текст лучше воспринимался, его следует разбить на абзацы. Подпись ставят на правой стороне листа. Под рукописной подписью печатается фамилия подписывающегося.

Набранные на компьютере электронные письма следует подписывать только от руки.

Фон для сообщения должен быть абсолютно чистым. Старайтесь избегать исправлений и зачеркиваний. Письма должны быть написаны аккуратно, ровным шрифтом. Ранее в деловых письмах строку Subject ставили в начале письма, а в « частных — в конце. Сейчас принято с нее начинать в любом случае.

Складывать письмо следует текстом внутрь, но лучше всего листы письма не сгибать, а посылать в большом плотном конверте.

15 стр., 7170 слов

Гендерные различия при приеме на работу

... В заключении суммируется все сказанное ранее и предлагаются дальнейшие пути исследования проблемы гендерных различий и гендерной дискриминации на российском рынке труда. 1. 1 Гендерные различия при выборе работы ... высокой заработной платой, чтобы получить работу, удовлетворяющую вышеупомянутым критериям. Это в целом увеличивает разрыв в оплате труда. Во-вторых, в обществе сохраняются представление о ...

Выделяют следующие виды деловой корреспонденции:

• Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.

• Ответные письма с благодарностью.

• Поздравления.

• Извинения.

• Требования и запросы.

• Соболезнования.

Эти шесть видов в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.

Правила составления резюме

Резюме-самохарактеристика — одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда. Рассылая свое резюме в соответствующие организации, кандидат резко повышает свои шансы на успех.

Цель резюме — привлечь ваше внимание к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить пригласить кандидата на личную встречу.

Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало. На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от ваших стереотипов восприятия людей. Можно принести резюме сразу на собеседование и просят ознакомиться с ним до разговора. Это позволяет быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить ваши записи необходимых данных о нем, что сокращает время и повышает эффективность собеседования.

Жестких требований к резюме не существует, однако европейскийстиль написания резюме предполагает включение биографических сведений о дате и месте рождения, подданстве, семейном положении, а также данных об

образовании, местах работы и занимаемых должностях в прямом хронологическом порядке.

Американскийстандарт, получивший наибольшее распространение в Москве и, более распространенный, предполагает обратный хронологический порядок описания образования и опыта работы.

Резюме могут быть краткими и подробными, если кандидат претендует на высокие руководящие должности или направляет их в агентства по трудоустройству.

Резюме бывают хронологические и функциональные.

Хронологические резюме содержат описание трудовой деятельности в прямом или обратном хронологическом порядке.

Функциональныерезюме описывают основные направления деятельности, наиболее важные профессиональные достижения, отвлекая при этом внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности.

Специалисты, работающие на рынке труда, считают наиболее универсальной следующую структуру резюме’:

Заголовок— вверху по центру — слово «резюме», на следующей строчке — фамилия, имя, отчество кандидата (необходимо отметить, что слово «резюме» в заголовке пишется не всегда).

Основные личные данные— адрес, телефон, дата и место рождения, семейное положение.

Цель обращения— на какую работу, в какой должности и на каких условиях претендует, с дальнейшим обоснованием своих претензий.

Опыт работы— места и время работы, занимаемые должности, выполняемые функции и профессиональные достижения (эта часть резюме является главной, однако непропорциональная подробность изложения этих данных нежелательна).

5 стр., 2354 слов

Контрольная работа по УК КП с ОСП

... психопатологическими личностными наслоениями специфическими ошибками на письме судорогами речевого аппарата 25. Наиболее частой ... Дата выполнения работы_____________ Подпись студента__________________ /расшифровка подписи_______________ __________________________________ Подпись преподавателя______________ /расшифровка подписи_______________ __________________________________ Контрольная работа ...

Образование— даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания.

Дополнительная информация— данные о дополнительных знаниях и навыках, имеющих отношение к данной работе, важных фактах биографии и личных качествах:

— владение иностранными языками («свободно», «в совершенстве» или «читаю и перевожу со словарем»);

— владение навыками работы на компьютере (желательно с указанием применяемых программных средств);

 

— наличие водительских прав и опыт вождения;

— членство в профессиональных объединениях или партиях;

— участие в работе конференций и съездов;

— сведения об общественной деятельности;

— сведения о военной службе и воинских званиях;

— серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе, и достигнутые успехи;

— указание готовности к сверхурочной работе, длительным и дальним
командировкам, смене места жительства;

— сведения о рекомендациях;

— личные характеристики (стандартные, например: «аккуратен»,
«трудолюбив», «честен»; или более важные, например: «высоко заинтересован»,
«энергичен и целеустремлен», «требователен к себе и другим», лидерские
качества).

Дата составления резюме— свежая дата повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о том, что давно ищет работу в разных местах.

Стиль написания резюмедолжен отвечать следующим требованиям:

— краткость — отсутствие лишних слов, длинных, непонятных сокращений и
терминов;

— конкретность — не должно быть неточной или лишней информации, не имеющей
прямого отношения к вакансии;

. — целенаправленность — изложение главных сведений, подтверждающих право претендовать на данную должность;

— честность — отсутствие недостоверной информации.

Вариант хронологического резюме.

Андреева Ирина Петровна

Адрес: 101101, Москва, Лесная ул., 8,кв. 11 Телефон: (095) 111-11-11

Дата и место рождения: 9 ноября 1981 г., Москва

Гражданство: гражданка Российской Федерации

Семейное положение: замужем, имею сына трех лет

Цель: получение должности секретаря-референта

Квалификация: менеджер по персоналу, со свободным знанием делового английского языка и компьютера

Образование:

1998— 2003 Московский государственный университет, экономический факультет, диплом «менеджер по персоналу»

2004—2005 Курсы английского языка (2 года)

Опыт работы:

• 2003 — 2006 менеджер по персоналу агентства недвижимости «ЮКОН» 2005- 2008 директор по кадрам агентства недвижимости «ЮКОН» Дополнительные сведения:

Имею водительские права категории В.

Общительна, энергична и целеустремленна. 12 января 2008 года

Образец функционального резюме

Иванов Вадим Владимирович

Личные сведения

Дата рождения: 15 мая 1970 года

Месторождения: Москва

12 стр., 5587 слов

Деловые письма (памятка)

... каждом предложении. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в нейтральном официально-деловом стиле. Информируем Вас... Настоящим подтверждаем ... довести до адресата (т.е. составьте план) II. Основная часть делового письма Основная часть письма служит для последовательного, подробного и мотивированного рассмотрения различных аспектов вопроса. ...

Домашний адрес: 193231, Москва, ул. Зеленая, 7, кв. 44

Домашний телефон: 130-61-65

Семейное положение: женат

Образование

2002 г. — квалификационный аттестат № 027 от 21.07.97 (КУГИ Санкт-Петербурга, Экспертный совет по лицензированию риэлтерской деятельности), прошел аттестацию по программе подготовки руководителей риэлтерских фирм;

2002г.докторская диссертация по психологии: «Формирование мотивации обучения в высшей военной школе России» (диплом доктора психологических наук ДК№005051 от 20.10.97);

2001 г.педагогический факультет Военного университета Министерства обороны (специальность: преподаватель психологии);

1999 г.кандидатская диссертация по психологии (диплом кандидата психологических наук КД№ 075139 от 19.03.94);

1991 г.Ленинградское высшее военно-политическое училище войск ПВО (специальность: офицер-политработник войск ПВО).

Опыт работы 20052008 гг.менеджер по персоналу агентства недвижимости «Юкон»; 20012004 гг.психолог Санкт-Петербургского высшего инженерного училища радиоэлектроники;

1991—2001 гг. — служба в Вооруженных Силах.

Особые навыки

— самостоятельное руководство коллективом от 10 до 100 человек;

— организация и адаптация новых структурных элементов (отделы, подразделе-ния и др.);

— психолого-педагогическая диагностика как отдельных людей, так и целых коллективов в интересах поиска наиболее оптимальных форм управления и повышения производительности труда.

Личные качества

Высокая личная ответственность за достижение поставленных целей, работоспособность, исполнительность, надежность, коммуникабельность.

Общественная деятельность В феврале 2003 года избран депутатом муниципального образования СВО

Публикации

Более 40 работ по психологии, педагогике, менеджменту.

Цели

Поиск места работы для реализации потенциальных возможностей.

Предполагаемая зарплата

Первичная от 1000 у.е.

Мотивы поиска работы

Ликвидация предприятия.

3. Этикет электронной почты (сетикет).

Электронная почта — это вид коммуникаций. Поэтому, как и в реальных коммуникациях, здесь важно соблюдение некоторых простых правил вежливости и корректности, которые улучшат эффективность вашего общения.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, в основном имеется представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. Между тем здесь также существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды, когда невозможно разделить положение бизнесмена и клиента.

«Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки нормальных взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами». Главное правило «Сетикета», такое же, как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

24 стр., 11711 слов

Чтение и письмо по системе Д. Б. Эльконина

... выделяется из слова с единственной задачей — обозначить его буквой. Это порождает, как правило, явление инверсии, при которой звук становится не обозначаемым, а обозначают щим — называющим ... стать основой будущей системы лингвистических знаний и умений учащихся. Такая цель обучения письму и чтению сразу снимает мучительное для современной школы различие между читающими и ...

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, рекомендуется использовать следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адресата». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем — соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать также пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма,

правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании).

Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов. 6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

1. «Тема» («Subject»).

2. «Кому» («То»)

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится е — mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удалено, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит, т. к. ажное постепенно потеряет это качество.

Что касается размера электронного письма, то правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложенного файла.

27 стр., 13204 слов

Подготовка к обучению письму детей с речевыми нарушениями

... устных форм речевой деятельности, которыми человек сможет овладеть и вне обучения, писать необходимо учиться. М.М. Кольцова писала, что: "Движения пальцев рук в ходе развития человечества ... развиты, особенно лобные доли, что будет затруднять процесс обучения чтению и письму [33]. «Владение письмом как видом речевой деятельности требует выполнения еще большего количества операций. Пишущий ...

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«11ер1у») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты).

После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос. Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ. Цитирование — это приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики( Smileys).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту — она лишает возможности обмениваться эмоциями.Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) — рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает < переписку более живой — автор передает не только свои мысли, но и чувства Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

1. 🙂 улыбающийся

2. :-))) смеющийся

3. 😀 радостно смеющийся

4. 😐 задумчивый, нейтральный

5. 🙁 грустный

6. :-/ недовольный или озадаченный

7. :-0 удивлённый (рот открыт)

Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составлении делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека. Электронная подпись

Электронная подпись — это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

10 стр., 4635 слов

Электронное портфолио как средство оценки сформированности универсальных ...

... главным образом определяет актуальность данной курсовой работы. Цель: разработка структуры электронного портфолио младшего школьника как средства оценки сформированности универсальных учебных действий ... школьников; 3. Определить приоритетные универсальные учебные действия, как основу внедрения электронного портфолио в начальной школе; 4. Изучить методики оценки сформированности универсальных ...

Всегда используйте подпись — она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Иногда ради собственного спокойствия письмо отправляется с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. Не позднее двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней -это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

В деловом мире принято всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вас могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Вопросы для повторения:

1. В чем состоят требования деловой переписки?

2. Назовите основные виды деловой корреспонденции.

3. Назовите основные виды резюме. В чем отличие хронологического и функционального резюме?

4. Какие обязательные сведения должны содержатся в резюме?

5. Перечислите отличительные черты писем по электронной почте.

6. Каковы типичные ошибки телефонного разговора?

7. Что такое смайлики?

8. Каков срок ответа на электронное письмо?

9. Этично ли посылать письмо с уведомлением о прочтении?

Темы рефератов.

1. Правила ведения деловых телефонных переговоров.

2. Основные правила поведения в сети Интернет.

3 . Правила деловой переписки.

4. Правила сетикет.

5. Функциональное и хронологическое резюме.