Деловые письма (памятка)

Е.Ф. Суворова

«Деловые письма предназначены не для того,

чтобы вызвать восхищение читателя,

а чтобы его убедить и победить…»

(из французского пособия деловым людям)

Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. В частности, он проявляется в форме изложения текста делового письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах письма.

Язык и стиль делового письма

Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от приказов, актов, протоколов, в письме – при определенной регламентированности форм – тем не менее, в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений. Каковы особенности этих отношений?

  • участники делового общения – преимущественно юридические лица, действующие от имени руководителей и других должностных лиц организации, учреждения, предприятия;
  • характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
  • предметом делового общения является деятельность организаций – управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
  • управленческие документы в основном ориентированы на конкретного получателя;
  • большинство письменно оформляемых ситуаций однотипные, повторяющиеся.

Особый язык делового письма, сложившийся за последние 100-150 лет, определяют как официально-деловой. В этом стиле выработались особые языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.

Главное требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса /см. пример письма:отказ от участия в совещаниив связи с командировкой приглашаемого лица и просьбой – цитата«…в связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос перенесения данного совещания на какую дату ?с участием ЗАО…»/.

14 стр., 6776 слов

Личностные и деловые качества руководителей. Стиль руководства

... использовать в интересах организации. 26. Способен нести ответственность за порученное дело. 27. Открыт для общения со всеми подчинёнными. Внимателен к их деловым предложениям. В разнообразных ... компетентность руководителя. Во-вторых, она гораздо труднее, чем первая, поддаётся коррекции: изменить стиль мышления или характер несравненно сложнее, чум усвоить методику принятия решений или ...

В настоящее время при подготовке деловой документации следует придерживаться Государственного стандарта России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /ГОСТ Р 6.30-2003/, который разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела /ВНИИДАД/ Росархива взамен ГОСТ Р 6.30-97 .

Язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Преимущества таких писем – в меньших затратах рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах — лишь заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст строится на основе не только клишированных словосочетаний, но и предложений:

Например: В ответ на Вашу просьбу высылаем интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке (совещании).

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Трафаретные тексты, естественно, не могут использоваться всегда: сегодня увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой все-таки трафаретные тексты. В связи с этим специалистам организации целесообразно подготовить шаблоны основных разновидностей деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем.

Умение менять характер речи в зависимости от изменения содержания высказываний, условий и задач речевого общения не дается человеку от рождения — оно вырабатывается и переходит в прочный навык, если человек стремится добиться этого.

Поскольку «ясно осознанная и хорошо сформулированная цель — основа коммуникативного успеха», она подается в виде речевой формулы, где ключевым словом является глагол-действие: просим, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• точность, ясность выражения мысли;

• лаконичность (от греч. lakonikos=немногословный) и краткость текста;

• нейтральный тон изложения.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания письма автором текста и его адресатом. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы Она достигается путем правильного построения предложений, использования специальной отраслевой терминологии, устойчивых языковых формул и сочетаемости слов в каждом предложении.

13 стр., 6181 слов

2. Основные задачи организации делового совещания

... в) определение целей г) изложение мыслей д) готовность к действию 3. Основные правила ведения делового совещания Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, ... темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется ...

Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в нейтральном официально-деловом стиле.

Информируем Вас…

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Как составить деловое письмо

Как сравнительно быстро и правильно сформулировать запрос, сделать предложение, обосновать претензию и т.д.?

Подготовительный этап написания делового письма

Начиная работать над очередным письмом, еще раз продумайте:

1. Кому Вы пишите? О чем? Какой вопрос/ы собираетесь обсудить?- желательно, обсуждать в одном письме ограниченное число вопросов.

2. До написания письма сформулируйте (устно или лучше письменно!) кратко и четко основные мысли (1-2, максимум 3), которые собираетесь довести до адресата (т.е. составьте план)

II. Основная часть делового письма

Основная часть письма служит для последовательного, подробного и мотивированного рассмотрения различных аспектов вопроса. (При условии, что в письме-запросе просили разъяснить соответствующую процедуру. Иначе бессмысленно описывать на двух страницах подробности процесса, которым данная организация не занимается, лучше сразу, если возможно, дать ссылку на адреса профилированных предприятий).

Основная часть письма может состоять из 1-3 абзацев, каждый из которых включает от одного до трех предложений. Предложения внутри абзацев должны быть объединены одной мыслью.

Пример 1:

Исходный вариант

Префекту Западного Административного Округа

Алпатову Ю.М.

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму с информацией о проведении совещания, (назначенного на 10 августа 2012 г.) сообщаю, что Генеральный директор ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» Жук Вадим Александрович не сможет принять в нем участие, в связи с ранее запланированной командировкой, приходящейся на дату проведения совещания. В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос перенесения данного совещания (???) с участием ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Первый заместитель генерального директора

по производственной деятельности П.С. Черкасов

Редакц. Вариант

Префекту

Западного административного округа

г. Москвы

Ю.М.Алпатову

№ …. от 24.07.2012

На №…. от 20.07.2012

Об участии в совещании

по совместной реализации

инвестиционных программ

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму № …..от 20.07.2012 сообщаем, что генеральный директор ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» В.А.Жук не сможет участвовать в совещании 10 августа 2012 г., поскольку будет находиться в ранее запланированной командировке.

Подтверждаем нашу заинтересованность (в участии) в данном совещании и просим Вас рассмотреть вопрос о его переносена вторую половину августа.

С уважением,

Первый заместитель

генерального директора

по производственной деятельности П.С.Черкасов

Пример 2.

Исходный вариант

Префекту

Западного административного округа г. Москвы

Ю.М. Алпатову

«О принятии участия в совещании

по совместной реализации инвестиционных программ »

Уважаемый Юрий Михайлович!

Мы внимательно ознакомились с вашей факсограммой от 20 июля 2012 г.. направленной на имя Цветинского Юрия Геннадьевича. Благодарим вас за интерес, проявленный к нашей компании. Участие в совещании по совместной реализации инвестиционных программ является интересным и актуальным предложением для ЗАО «Группа компаний «Жилищный Капитал».

Вынужден вам сообщить, о том, что Цветинский Юрий Геннадьевич находится не в пределах Российской Федерации. Вследствие указанной причины наша компания не сможет принять участие в совещании, назначенное на 1 августа 2012 г.

С надеждой на дальнейшее сотрудничество,

Директор департамента

по государственным целевым программам Ю.Е. Дубовиков

Редакц. Вариант

Префекту

Западного административного округа

г. Москвы

Ю.М.Алпатову

№ …. от 24.07.2012

На №…. от 20.07.2012

Об участии в совещании

по совместной реализации

инвестиционных программ

Уважаемый Юрий Михайлович!

Благодарим Вас за приглашение на совещание по совместной реализации инвестиционных программ.

В ответ на Вашу факсограмму № …..от 20.07.2012 сообщаем, что <должность> ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» Ю.Г.Цветинский будет находиться <в командировке, в отпуске> и не сможет принять участие в совещании1 августа 2012 г.

Подтверждаем нашу заинтересованность в обсуждении программ по совместной реализации инвестиционных проектов и готовность принять участие в будущих совещаниях.

С уважением,

Директор департамента

по государственным целевым программам Ю.Е.Дубовиков

Пример 3.

Исходный вариант

Префекту Западного административного

округа города Москвы

Ю.М. Алпатову

«О предоставлении информации»

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму от 23.07.2012 о необходимости присутствовать на совещании по вопросу реализации Инвестиционного контракта от 27.05.2009, зарегистрированного в Едином реестре контрактов и торгов города Москвы 28.05.2009 за № 13-04031305701-0081-00001-09 на строительство реабилитационного центра с жилым комлексом, расположенного по адресу: г. Москва, ЗАО, 9-я Чоботовская аллея, вл. 35, стр. 1, сообщаю, что 24.07.2012 присутствовать на указанном совещании не имею возможности, в связи с нахождением в период с 23.07.2012 по 30.07.2012 в зарубежной служебной командировке.

Вся необходимая документация по вопросу строительства реабилитационного центра будет предоставлена в течение суток.

С протоколом совещания и иной информацией по принятым вопросам готов ознакомиться.

C уважением,

Генеральный директор В.А. Жук

Замечание. Полученное письмо имеет целью пригласить адресата на совещание по определенному вопросу (известному обеим сторонам !).

В большом 1-м абзаце (5 строк) ответного письма (см. образец письма до редактирования) нет смысла со множеством «технических подробностей» рассказывать о Контракте. Требуется только дать ответ: будет ли В.А. Жук участвовать в совещании илинет (тогда нужна мотивировка отказа).

Одновременно нужно обозначить, что тема совещания важна,и дать гарантию, что Ваше ЗАО…»будет держать руку на пульсе».

Редакц. Вариант Префекту

Западного административного округа

г. Москвы

Ю.М.Алпатову

№….от 23.07.2012

на № …. от 24.07.2012

Об участии в совещании

по вопросу реализации

Инвестиционного контракта

на строительство реабилитационного центра

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму № …..от 23.07.2012 сообщаю, что, к сожалению, не смогу принять участиев совещании 24 июля 2012 г., поскольку с 23 по 30 августа буду находиться в зарубежной командировке.

Вся необходимая документацияпо строительству реабилитационного центрабудет предоставлена в течение суток.

С протоколом совещания и иной информацией по принятым решениям готов ознакомиться.

С уважением,

Генеральный директор

ЗАО «……» В.А. Жук

Пример 4.

Исходный вариант

Исх. № 1/ЖК от 24.07.2012г. Префекту ЗАО г. Москвы

На № 04-26/18 от 20.07.2012гА.А. Иванову

«Об участии на совещании»

Уважаемый Александр Александрович!

Благодарим Вас за приглашение участвовать в совещании. К сожалению, в связи со следующими обстоятельствами, Э.И. Быкова находится в рабочей командировке, мы не можем принять участие в совещании.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

И.о. ПЗГД по финансовой деятельности М.В. Рыбакова

Редакцион. Вариант Префекту

Западного административного округа

г. Москвы

Ю.М.Алпатову /А.А. Иванову ?/

№…. от 24.07.2012

на № 04-26/18 от 20.07.2012

Об участии всовещании

Уважаемый Александр Александрович!

Благодарим Вас за приглашение на совещание по вопросу….

К сожалению, Э.И. Быкова находится в рабочей командировке и не сможем принять участие в совещании.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

И.о. ПЗГД ?

по финансовой деятельности М.В. Рыбакова

Пример 5. – письмо «ни о чём»

Префекту

Западного административного

округа г. Москвы

А.О. Александрову

«О принятии участия в совещании

по вопросу «Строительство объектов

соцкультбыта»

Уважаемый Алексей Олегович!

На Вашу факсограмму от 04.05.2012 о принятии участия в совещании по вопросу «Строительство объектов соцкультбыта»сообщаем следующее.

Мы с пониманием относимся к значимости обсужденияданного вопроса исчитаем необходимым принимать участие в подобных мероприятиях, однако, вынуждены сообщить,НОчто/в связи со сложившимися обстоятельствами ???/не представляется возможным присутствовать на указанном совещании.

Надеемся, что при повторном рассмотрении данного вопроса обстоятельства сложатся благоприятно и позволят нам принять участие в совещании.

Генеральный директор В.А.Жук

III. Заключительная часть делового письма

Заключительная часть письма может выражать жесткое требование (например, соблюдать установленные договоренности и пр.), просьбу или иметь информативно-рекомендательный характер и, как правило, представляет собой один абзац из 1-2 предложений.

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:

Просим ответить в двухнедельный срок.

Прошу отослать ответ обратной электронной почтой

Просим ответить по возможности скорее.

/ Примеры «из жизни» другого предприятия / :

Пример 1: «В связи с вышеизложенным прошу Вас дать указание ДЦФТО ….. ж. д. проверить факт неправомерной задержки вагона, отменить предъявленный штраф и возвратить ГП «ХХХХ» снятую с него сумму по Акту общей формы №1319 от 13.04.20… г. в размере 9969,3 р.»

Пример 2: «В свою очередь, по вопросам … аккредитованы ООО «НПО ХХХ» (г. Москва, тел……………., ФИО) и ООО «ХХХХ» (г. Дзержинск, Нижегородская обл., тел…………………, ФИО)».

Пример 3: « Счет-фактура и акт о выполненных работах будут представлены Вам после их выполнения».

Пример 4: «Перечисленное выше позволяет нам, согласно ГК РФ (ст. 45О, п.З), в одностороннем порядке расторгнуть вышеуказанный Договор с отнесением понесенных ГП «ХХХХ» убытков на ЗАО «Архангельский завод технических спиртов».

Замечание. Принципиальная и жесткая позиция пишущего данное письмо оправданна, однако, если стратегически нужно сохранить дальнейшие деловые отношения с ЗАО, целесообразно завершить письмо не ультиматумом, а конкретными предложениями по урегулированию конфликта (исповедуя принцип: Если хочешь убедить — не обижай!)

Однако, принимая во внимание, что отмеченные недостатки могут быть устранены, а меры по расторжению договора могут в определенной мере негативно повлиять на работу Вашего производства, предлагаем выполнить комплекс следующих мероприятий:

1. Обеспечить систематическую и своевременную арендную плату на арендованный подвижный состав под Вашим личным контролем.

2. Сформировать совместную рабочую группу для технического освидетельствования всех вагонов-цистерн, арендованных Вами через ГП «ХХХХ».

3. Осмотр технического состояния вагонов-цистерн, описание выявленных недостатков и их освидетельствование после восстановления и ремонта произвести на станции Архангельск-город Северной ж. д. в октябре 20… г.

О конкретных сроках осмотра и специалистах, входящих в рабочую группу от ГП «ХХХХ», сообщим Вам дополнительно.

IV. Этикетная завершающая часть письма

Письмо должно завершаться приемлемой формулой вежливости, характер которой определяется типом отношений с клиентом /партнёром (частые, долгосрочные контакты и пр. или случайный вариант ), предполагающей продолжение деловых отношений с данным адресатом:

С уважением…, С глубоким уважением…, Всего доброго…, До свидания…, С пожеланиями всего наилучшего…, Всех благ..., Желаем успехов…и др.

Этикетные и устойчивые выражения могут использоваться и в других частях письма: пожелания, благодарности: благодарю/им, выражаю/ем надежду ( благодарность), желаем успехов, приносим извинения; с целью информации, заявления, обещания: гарантируем, обязуемся; сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; заверяем, заявляем, объявляем; напоминания: напоминаем; или подтверждения,: подтверждаем, требования, просьбы: настаиваем, прошу/им, обращаемся к Вам с просьбой и пр.

V. Оформление делового письма

1. Прочитайте внимательно составленное Вами письмо. Текст должен быть изложен грамотно, в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют строго фиксированного места, как в немецком или английском языках), все же существуют определенные грамматические правила расположения слов в предложении. Например, при прямом (или «нейтральном») порядке слов подлежащее предшествует сказуемому, согласованное определение стоит перед определяемым словом, дополнение располагается после сказуемого.

2. Нельзя забывать и о внешнем оформлении письма в соответствии с существующими требованиями /ГОСТ Р 6.30-2003/.

Письма рекомендуется печатать на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) с использованием шрифта Times New Roman кеглем № 14 (допускается и № 12) через 1,5 интервала (адресная часть – через 1 интервал, полужирным ).

Текст письма выравнивается по левому и правому полю. Абзацный отступ -1.

Параметры страницы:

верхнее поле (если таковое имеется) — 2 см, нижнее поле — 2 см, левое поле – 2,5 – З см, правое поле -1-1,5 см

■ номер (состоит из знака № порядкового номера документа) и дата;

■ заголовок или тема письма (печатается при необходимости в левом верхнем углу полужирным шрифтом, через 1 межстрочный интервал (отделяется от даты 2-3 интервалами), точка в конце заголовка и кавычки не ставятся.

Текст письма отделяется от заголовка (или адреса, если нет заголовка) 2-3 интервалами. Если письмо содержит более одной страницы следующие нумеруются арабскими цифрами. Номер на первой странице не ставится.

Общепринятые сокращения

К стандартным аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления.

Принцип экономии — универсальный принцип делового общения — выражается в деловой переписке в стремлении к лаконичной, емкой фразе. Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты информации, способствует появлению звуковых и буквенных сокращений.

Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д.

Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном абзаце и не сократить в другом?

На этот счет существуют определенные правила, которые необходимо знать составителю.

1. При адресовании писем какой-либо организации следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках. Сокращение отправителем названия организации-адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения к адресату.

2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Недопустимо сокращать одно и то же словосочетание (слово) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

3. Отказ от номенклатурных сокращений придает письму строго официальный характер.

4. Сокращения, представляющие собой номенклатурные названия предприятий, организаций, учреждений, а также обозначающие марки изделий, пишутся с прописной буквы (ВАЗ-099).

5. Цифры, входящие в аббревиатуру и обозначающие марку изделия, отделяются от буквенных сокращений дефисом, если цифрам предшествуют буквы: кабель РКБО-2, задвижки чугунные РУ-10, электролампы ДБ-20, кирпич ШБ-5.

6. В марках материалов буквенные сокращения и цифровые знаки пишутся слитно: сетка сварная ВР1, лак НЦ218, эмаль ПФ266, сталь Б2.

7. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

8. Не допускается сокращение слова, если оно может повлечь за собой иное толкование, двусмысленность в восприятии фразы.

9. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме слов, приведенных в списке ниже.

При сокращении слов следует учитывать правила, приведенные в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79).

Типов сокращений достаточно много:

1) инициальный, представляющий сокращение по первым буквам полного наименования (ВГТРК, ОРТ, СНГ);

2) слоговой тип (техпром, Газпром, драгмет);

3) простое усечение (техн., зав., главн. обр.);

4) смешанный тип (Промстройбанк, НИИасбест, финотдел).

В современных деловых письмах все виды сокращений используются очень широко. При этом меняется состав сокращений. Уходит огромное количество аббревиатур, порожденных плановой социалистической экономикой. Рыночная экономика и интеграция нашей страны в мировую экономику обусловили приток новых слов, среди которых велик процент англоязычной лексики

Список общепринятых сокращений

Традиционные текстовые сокращения и т.д. — и так далее и т.п. — и тому подобное с.г. — сего года см. — смотри напр. — например пр. — прочее

янв., окт. — январь, октябрь г. — год, город (рядом с населенным пунктом) гг временной промежуток

г., г-н — господин (индекс вежливости при пофамильном обращении)

км — километр кг — килограмм млн. — миллион млрд. — миллиард

Наименования должностей, ученых званий, степеней

Зав., зам., и.о., пом., канд. техн. наук, ст. научн. сотрудник, проф., ген. директор.

Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий

АООТ — акционерное общество открытого типа

АОЗТ — акционерное общество закрытого типа

ОАО— открытое акционерное общество

ЗАО— закрытое акционерное общество

ООО — общество с ограниченной ответственностью

ТОО — товарищество с ограниченной ответственностью

ГП — государственное предприятие

МП — муниципальное предприятие

ЧП — частное предприятие

ИЧП — индивидуальное частное предприятие

СП — совместное предприятие

НПО — научно-производственное объединение

ОО — общественное объединение

Другие общепринятые сокращения

КБ — коммерческий банк

ТНК — транснациональная компания

ФПГ — финансово-промышленная группа

ФПК — финансово-промышленная компания

МВФ — Международный валютный фонд

ЕЭС — Европейское экономическое сообщество

ЦБР — Центральный банк России

ГНИ — Государственная налоговая инспекция

МПС — Министерство путей сообщения

ММВБ — Московская межбанковская валютная биржа

РТСБ — Российская товарно-сырьевая биржа

МТБ — Московская товарная биржа

ДНП — Департамент налоговой полиции

сиф — (междунар.) стоимость, страхование, фрахт

фоб — (междунар.) свободно на борту судна

фас — (междунар.) свободно вдоль борта судна

1NTA — Международная ассоциация по товарным знакам

ЕТТ — единый транзитный тариф

МТТ — международный транзитный тариф

НДС — налог на добавленную стоимость

ЧИФ — чековый инвестиционный фонд

НПФ — негосударственный пенсионный фонд

СКВ — свободно конвертируемая валюта

ОКВ — ограниченно конвертируемая валюта

Дм — дойчмарка

р/с— расчетный счет

ИНН — идентификационный номер налогоплательщика

Правила рубрикации (т.Е. Разделения на части графически)

Деловые тексты, в том числе и письма, часто содержат различные перечни, которые раздвигают, усложняют структуру предложения, иногда — словосочетания. Четкость в членении рубрицированного текста достигается при соблюдении следующих правил:

1) римскими цифрами обычно нумеруются аспекты письма, графически часто совпадающие с абзацами;

2) арабские цифры без скобок представляют средний уровень членения, в конце рубрик среднего уровня ставится точка, даже если они представляют части одного предложения.

1….;

2. 3.

3) арабские цифры со скобками и строчные буквы со скобками используются в качестве низшего уровня членения. При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точкой с запятой. Точка ставится после заключительной рубрики.

1)…; (1)…; (A)…;

2)… ; (2)… ; (Б) …;

3)…. (3)….; (В)…. Словарь некоторых терминов, употребляемых в деловой переписке

(по материалам «Словаря делового человека» П.В. Веселова)

Адресант — отправитель.

Адресат — получатель.

Аккредитив — документ, содержащий распоряжение одного кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в нем суммы.

Акт — документ, отправленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации).

Акцепт — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Акцептант — лицо, принявшее на себя обязательство уплатить по представленному счету, векселю.

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст с пропущенными строками для заполнения (прилагается к письму-заявке, письму-предложению).

Архивная выписка — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях, заверенная в установленном порядке.

Бланк — чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста.

Валентность (глагола) — способность сочетаться с существительными и местоимениями в определенной падежной форме. Русские глаголы чаще всего бывают двухвалентными и трехвалентными. Например: просить кого? — (Вас) о чем? (о принятии мер…)

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т.д.).

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Выписка — копия части текстового документа.

Гарантийное письмо — письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дата — важнейший реквизит письма. Датой письма является дата его подписания. Датой факсового или электронного отправления является дата его пересылки. Само наличие этого реквизита указывает на официальный статус документа. Даты поступления и отправления письма фиксируются в регистрационных журналах. Дата приводится при ссылках на документ.

Дебет — левая сторона счета в бухгалтерской книге, куда вносятся все наличные поступления по данному счету, а также все имеющиеся по этому счету долги и расходы.

Дежурный лист — талон для регистрации деловой корреспонденции.

Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помешенных в отдельную папку.

Деловое письмо — вид корреспонденции, направляемой от имени одной организации, учреждения и т.д. другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу и подписана одним лицом (такое лицо выступает в этом случае как юридическое, а не частное).

Такова дипломатическая, служебная и коммерческая корреспонденция.

Делопроизводство — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Депонирование документов — установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Дилер — лицо (фирма), осуществляющее биржевое или торговое посредничество за свой счет и от своего имени , обладает местом на бирже, производит котировку любых бумаг.

Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Дистрибьютер (от англ. distributor <to distribute распределять, распространять) фирма, осуществляющая сбыт на основе оптовых закупок у крупных промышленных фирм — производителей готовой продукции.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор — документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

Договорное письмо — один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.

Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документальная (документная) лингвистика — отрасль прикладной лингвистики, изучающая язык и стиль документов.

Документооборот — 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликатный документ — один из экземпляров размноженного документа.

Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заголовок письма — указание на содержание письма, выражается сочетанием в предложном падеже с предлогом «о».

Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события, например служебная з., памятная з., докладная з., объяснительная з.

Запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара.

Заявка на участие в каком-либо мероприятии, на приобретение каких-либо товаров — разновидность запроса, коммерческий документ-Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) — перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов, их стоимости. Индексы — условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация — проставление индекса.

Инициативные письма — письма, требующие ответа.

Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.

Клишированные выражения — стандартные, часто воспроизводимые в текстах деловых писем фразы и выражения, закрепленные за определенным жанром и композиционным фрагментом текста и являющиеся знаком стандартной ситуации.

Ключевая фраза — стандартное выражение, включающее речевое действие и представляющее собой важнейший информационный сегмент текста.

Ключевые слова — стандартные, клишированные фразы, формулирующие содержание документа.

Коммерческое письмо — название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготавливающего или оформляющего сделку.

Коммуникативная цель — цель, побуждающая адресанта к составлению письма. В деловой переписке различаются срочные и перспективные цели. Срочные, или оперативные цели могут быть достигнуты отправляемым посланием. Перспективные цели (установление и укрепление деловых отношений, участие в долгосрочных проектах и т.п.) достигаются в процессе устного и письменного диалога.

Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правовых отношений.

Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов из государственных фондов.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу.

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Маркировка — индексация технических документов иле товаров.

Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Накладная — документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся им зарплаты.

Номенклатура — перечень наименований.

Номенклатура дел — систематизированный перечень, или список, наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер входящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, выпускаемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию).

Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа; 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки — степень секретности, срочность исполнения документов.

Оферта /от латин. offertus предложенный/ — формальное предложение определенному лицу заключить сделку с указанием всех необходимых для этого условий..

Официальные документы — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и частными лицами.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается.

Письмо информационное — письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

Письмо-напоминание — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо по лаконизму приближается к телеграмме.

Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт отправки документов, участия в каком-либо мероприятии и т.п.

Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, принятии какого-либо решения, получении документации или материальных ценностей.

Повестка — официальное сообщение частному лицу или представителю организации о необходимости посетить государственную организацию.

Подлинник документа — 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

Подпись на документе — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

Поисковые данные документа — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.

Положение — I) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

Полный пакет предложения— текст предложения (оферты), каталог или образцы материалов, текст контракта (договора), возможно вложение дополнительных документов — паспортов качества и т.п.

Прайс-лист — перечень видов товаров, услуг и т. д. с указанием их цены или расценок на них.

Презентация — 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).

Предложение — письменное заявление от имени организации другой организации о готовности заключить договор на определенных условиях.

Предметный каталог — каталог документов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах.

Предметный указатель — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период.

Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Производственный график — календарный план выпуска продукции.

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

Распоряжение — 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) приказание.

Регистрационный штамп — штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помешен документ.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве.

Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках) кратких сведений о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (р. описей).

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа. 108

Реквизиты — обязательные элементы служебного документа.

Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе.

Речевое действие — ключевой глагол, с помощью которого реализуется основная коммуникативная цель адресанта (просьба, требование, извещение, приглашение и т.п.)

Решение — 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.

Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказчик примет условие такого предложения, сделка считается заключенной.

Сертификат — письменное свидетельство; документ, удостоверяющий какой-либо факт (сертификат качества).

Система документирования — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов

Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Состав удостоверения— подпись и печать.

Спецификация — документ, содержащий подробную опись отправляемых деталей какого-либо изделия, конструкции и т.п.

Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справочно-информационный фонд — совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий единицы величин, термины и их определения, требования к продукции и производственным процессам.

Счет — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель отчетности).

Таблица — форма документа, в котором текстовые или цифровые сведения размешены по графам.

Табуляграмма — таблица, отчетный документ с результатом решаемой задачи, выписанный на табуляторе или на многоразрядном печатающем устройстве ЭВМ.

Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

Тезаурус — полный лексикон, свод данных, полностью охватывающий термины, понятия какой-либо специальной сферы.

Телеграмма (служебная) — вид документа, переданного по телеграфу.

Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).

Техническая документация —обобщающее название документов, отражающих результат проектирования, конструирования, инженерных изысканий и пр. работ по строительству зданий и сооружений, а также изготовлению изделий промышленного производства.

Технологическая документация — обобщающее название документов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по образцам.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Трансферт — 1) перенос сделки с одного счета на другой; 2) перевод денег из одного финансового учреждения в другое; 3) перевод именных бумаг с одного владельца на другого.

Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.

Факсимиле — I) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.

Факторинг — 1) разновидность торгово-комиссионной операции, сочетающейся с кредитованием оборотного капитала клиента; 2) продажа права на взыскание долгов.

Физическое лицо — гражданин, обладающий гражданскими правами и подлежащий ответственности за нарушение гражданских обязанностей.

Формулировка — языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.)

Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Чартер — договор на аренду судна (самолета) в рамках конкретного срока.

Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №… в… отделении…. банка.»

23