Лекция. Деловая беседа

7

ОТК. Лекция. Деловая беседа.

Деловая беседа - речевое общение между участниками, имеющими необходимые полномочия от своих фирм для установления деловых отношений.

Одна из главных задач деловой беседы — убедить собеседника при­нять конкретное предложение.

Деловая беседа выполняет следующие функ­ции:

  • взаимное общение лиц из одной деловой среды;
  • поддержание деловых контактов;
  • стимулирование деловой активности.
  • обмен информацией;
  • контроль и координация уже начатых дел;
  • поиск и оперативная разработка новых идей.

Классификация (виды) деловых бесед:

1. Форсированная беседа с целью ускорения принятия решений.

2. Информативная беседа с целью передачи информации собеседни-ку для пробуж­дения у него интереса к новой проблеме.

3. Элиминирующая беседа с целью устране­ния чужих вариантов проведения решения.

4. Беседа-лекция с целью знако­мства собеседника с новой темой.

Существуют беседы равных партнеров, коллег и не­равных, например, руководителя с подчиненным.

Раз­личают беседы, связанные с:

  • наймом и увольнением пер­сонала,
  • «поручением производственного задания»,
  • анализом и разрешением конфликтов,
  • обсуждением дисциплинар­ных вопросов с подчинёнными,
  • с подготовкой персонала к внедрению новаций,
  • неформальным общением для улучшения социально-психологического климата в трудовом коллективе.

Целями бесед являются:

  • закрепление хо­роших отношений с работником;
  • повышение удовлетво­ренности работника разными аспектами трудовой деятель­ности;
  • побуждение собеседника (работника, делового партнера, клиен­та) к определенным действиям;
  • обеспечение коллективно­го сотрудничества в рамках подразде-ления, фирмы в целом, между фирмами;
  • обеспечение лучшего взаимопонимания.

Деловая беседа состоит из следующих этапов:

3 стр., 1387 слов

Деловые стили

... порой составляет проблему для партнера и далеко не всем собеседникам нравится). Приверженцы энергичного делового стиля нередко игнорируют внешние этикетные нормы как в ... , 3...). Если ваш партнер принадлежит к людям эмоционального делового стиля, предварите деловые отношения небольшой беседой (не начинайте сразу разговор о деле); подчеркните связь ...

  • под­готовка беседы,
  • начало беседы,
  • информи­рование собеседников,
  • аргументация выдвига­емых положений,
  • завершение беседы.

На этапе подготовки к дело­вой беседе осуществляется:

  • планирование;
  • сбор матери­ала и его обработка;
  • анализ собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на результат:

  • для лиц, не работа­ющих в фирме, наиболее удобным местом будет слу­жебный кабинет принимающего или специальная ком­ната для гостей, оборудованная всем необходимым.
  • С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем мес­те.
  • Допустимо проведение деловых бесед и вне фирмы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних ус­ловиях.

Следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече для беседы. Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения:

  • Сна­чала надо определить цели беседы,
  • Затем разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Сбор материала для деловой беседы — очень трудоемкий и важнейший этап под­готовки беседы, включает в себя:

  • поиск возможных источников информации,
  • составление социально-психологического портрета собеседника, оп-ределение его сильных и слабых сторон, т. е. установить его психо­ло-гический тип, политические, религиозные и др. убеждения, общест-вен­ные позиции, социальное положение, хобби и др.

А. П. Панфилова рекомендует перед на­чалом беседы ответить на следующие вопросы:

5 стр., 2071 слов

Беседа-схема

... нейтральная позиция. Не следует демонстрировать своего отношения ни к содержанию вопроса и отвента, ни к собеседнику. I Клиническая беседа необязательно проводится с пациентом ... достигли цели и почему? Каковы характер окончания беседы, ее воспитательный эффект? Какие задачи решены в результате беседы? Целенаправленный опрос называют «интервью». Своеобразная «псев ...

1. Четко ли представляете желаемый результат?

2. Как можно будет оценить этот результат?

3. Каковы предположения о целях собеседника?

4. Какие средства имеются для достижения постав­ленных целей?

5. Какая позиция по отношению к партнеру опти­мальна?

6. Как можно донести до партнера свою позицию?

7. Как можно узнать его установки, позицию и убеж­дения?

8. С какими барьерами вы столкнетесь?

9. Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия, если они будут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неадекватен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?

12. Какие применять способы воздействия на парт­нера?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнет конфронтация, и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

15. Как облегчить согласование мнений с парт­нером?

16. Насколько раскрывать свои позиции?

17. Как управлять атмосферой разговора?

18. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?

19. Каковы интересы партнера и как их понять?

20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в бе­седе?

Этап начала беседы решает следующие задачи:

  • установление контакта с собеседником;
  • создание при­ятной атмосферы для беседы;
  • привлечение внимания к предмету беседы;
  • пробуждение интереса к бесе­де;
  • перехват инициативы.

Любая деловая беседа начинается со вступления (до 10−15% бюджета времени), необходимого для создания атмосферы взаимопонимания и снятия напряженности. Собеседники обычно более внима­тельны в начале беседы. Решающее влияние на собеседника обычно оказывают первые фразы беседы.

3 стр., 1085 слов

Беседа — получение информации на основе вербальной (словесной) коммуникации

... объектом исследования невозможна.  Беседа - получение информации на основе вербальной (словесной) коммуникации. Беседа — диалог между двумя ... другие люди, значимые для него, становящиеся внутренними -"собеседниками". (4, стр. 14) Центральным образованием самосознания ... д. Развитая мотивационная сфера дошкольника важна для следующего возрастного периода ребенка, ведь умение внутренне мотивировать ...

В начале надо назвать цель и тему беседы, объявить её повестку дня.

Известны следующие приемы начала беседы:

  • Снятие напряженности способствует уста­новлению личных контактов. Иногда достаточно сказать не­сколько комплиментов, и отчужденность собеседников начнет быст­ро исчезать.
  • «Зацепка» позволяет кратко изложить проблему, увязав ее с содержа-нием беседы, использовать эту «зацепку» как исходную точку для начала беседы.
  • Стимулирование игры воображения. В начале надо поставить ряд (много) вопросов повестки дня беседы. Это дает хорошие результаты, когда собеседник оптимист и трезво оценивает ситуацию.
  • Прямой подход означает непосредственный переход к делу без какого-либо вступления: вкратце сооб­щается повод для беседы, затем быстрый переход от общих вопросов к частным и беседа начинается.

Цель информирования участников, как этапа беседы, заключается в решении сле­дующих задач:

  • Сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника и его фирмы.
  • Выявление мотивов и целей собеседника.
  • Передача собеседнику запланированной информации.
  • Формирование основ для аргументации или пред­варительная проверка правильности отдельных ключевых пунктов аргументации и создание при необходимо­сти новых «точек опоры» у собеседника.
  • Анализ и проверка позиции собеседника.
  • Предварительное определение конечных результатов беседы.

Рекомендации по передаче инфор­мации собеседнику:

  • Использовать язык собеседника при передаче ему информации.
  • Лучше по­нять собеседника, учесть его интересы и цели.
  • Уточнить уровень профессиональной компетентности и информирова-нности собеседника.
  • Дать возможность собеседнику показать, что он знает.
  • Наблюдать реакции собеседника, и гибко реагировать на них, меняя свое поведение (скорость, сложность изложения информации и т. п.).

Л.Д. Столяренко предлагает следующие правила для успешной передачи информации и форми­рования требуемого мнения собеседника:

9 стр., 4321 слов

Понятие деловой беседы

... Передача информации Передача информации собеседнику. Фаза передачи информации логически продолжает начало беседы и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе аргументации. Цель этой части беседы заключается в решении ... просьб, начинать лучше с наиболее выполнимого). Добивайтесь оптимальной краткости в изложении мыслей, даже если требуется начать издалека. Обосновывайте свои суждения. Чем ...

  • профессио­нальные знания дают высокую объективность, досто­верность и глубину изложения;
  • всегда, когда это возможно, надо сообщать источники информа­ции и указывать на их надежность;
  • ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленно-сти и недосказанности;
  • важна наглядность: максимальное использование наглядных пособий, схем, общеизвест­ных ассоциаций снижает абстрактность изложения;
  • повторение основных изложений и мыс­лей способствует лучшему восприятию и пониманию ин­формации;
  • элемент внезапности представляет собой продуманную, но неожи-данную и необычную для собе­седника увязку информации и фактов;
  • разумный объем информации позволит избежать занудства, вызываю-щего усталость, скуку, раздражение со­беседника;
  • юмор, а порой иро­ния могут быть вполне уместны, когда нужно высказывать не очень приятные для собеседника соображения или па­рировать его «выпады»;
  • постоянная направленность к реализации основных задач беседы способствует ло­гичности и целеустремленности изложения;
  • ритм беседы и изложения должен быть гибок, предусматри­вать своеобразные «взлеты» и «спады», которые исполь­зуются для передышки и осмысления информации у собеседника, но к концу беседы полезно попытаться повысить ее интенсивность.

Выделяют следующие стили передачи информации в беседе:

  • «менторский» - поучительно-нази­дательный;
  • «одухотворяющий» возвышает лю­дей, вселяет в них веру в свои силы и способности;
  • «конфронтационный» вызы­вает у людей желание возражать, не соглашаться;
  • «информационный» ориентирован на передачу определенных сведений, восстановление в их памяти каких-либо фактов.

Надо избегать менторского тона, про­явления своего интеллектуального превосходство над людьми, нельзя игнорировать их реакции. «Информа-ционный» стиль попу­лярностью не пользуется. На практике чаще прибегают к «оду­хотворяющему» стилю. В отдельных случаях используют «конфрон-тационный» стиль для активизации внима­ния собеседников, вовлечения их в дискуссию.

7 стр., 3067 слов

Валеология: цели, задачи и решения

... предмете, методе, объекте, целях и задачах. 2.Цели, задачи и решения валеологии 2.1Общие цели и задачи валеологии Если рассмотреть ... неоднозначно. В связи с этим целью данной работы является изучение целей, задач и решений этого молодого межнаучного направления. ... «Концепции современного естествознания» на тему: Валеология: цели, задачи и решения Выполнила: студентка 1 курса, очной формы обучения, ...

После информирования присутствующих и ответов на вопросы насту-пает основной этап беседы — обоснование выдвигаемых положений. На этом этапе формируется предварительное мнение, собеседники занимают оп­ределенные позиции. С помощью аргументов можно полностью или час­тично изменить позицию и мнение собеседника, смяг­чить противоречия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные в беседе.

В аргументации выделяют 2 основные конст­рукции: доказательная аргументация, когда надо что-то доказать или обосновать, и контр аргумен-тация, когда надо опровергнуть утверждения собеседника. Аргументацию следует вести кор­ректно, открыто признавая правоту собеседни­ка, если он прав. Это дает возможность ожидать и требовать аналогичного поведения собеседника и остаться в рамках деловой этики.

В процессе обоснования выдвигаемых положений возникает необходи-мость убеждать собеседника. Существует множество приемов убеждения. Наиболее эффективным для беседы является демонстрация собе­седнику его целей и выгод. На беседе надо сохранять самообладание и вежливость. В споре сначала принято ответить на все замечания дру­гой стороны, а потом уже приводить собственные дово­ды, причем оперировать следует только теми аргумен­тами, которые противник признает, и излагать их по возможности наглядно. Ошибки лучше всего признать открыто — это лишь добавит уваже­ния собеседников.

11 стр., 5282 слов

Риск при этом означает не более чем соотношение шансов и потерь по отношению к определенному решению, с помощью которого неиз­вестное будущее хотят сделать

... более чем соотношение шансов и потерь по отношению к определенному решению, с помощью которого неиз­вестное будущее хотят сделать вычислимым. То, что ... на сферу всеохватываю­щих символических ценностей. В соответствии с этой целью, а также с соображениями полезности, например, получило широкое применение рентгеновское ...

Последний этап беседы — ее завершение. Успешно завершить беседу — значит достигнуть на­меченных целей. Последний этап решает следу­ющие задачи:

  • достижение основной или (в неблагопри­ятном случае) запасной (альтернативной) цели;
  • обеспе­чение благоприятной атмосферы;
  • стимулирование собе­седника к выполнению намеченных действий;
  • поддер­жание в дальнейшем (в случае необходимости) контак­тов с собеседником, его коллегами;
  • составление резюме с четки и понятным основным выводом.

В некоторых случаях нужно использовать приемы ускорения принятия решения, их 2: прямое и косвенное.

Прямое ускоре­ние. Например: «Мы сразу будем прини­мать решение?» Чаще всего собеседник еще не успел принять решение, и поэтому он отвечает: «Нет, пока не нужно. Я еще должен все обдумать». С помощью при­ема «прямое ускорение» можно принять решение в са­мые короткие сроки. Но такой прием часто не достига­ет цели, поскольку в 50% подобных случаев собесед­ник отвечает «нет».

Косвенное ускорение прием позволяет привести собеседника к желаемой цели постепенно. Преимущество этого способа в том, что заранее начинается работа по достижению цели, снижая степень риска неудачи.

Завершать беседу надо в следующих случаях:

  • если с помощью контрольных вопросов беседа направлена к нужной цели;
  • если приведены убедительные для со­беседника аргументы;
  • если на поставленные в ходе бе­седы вопросы даны удовлетворяющие собеседника ответы;
  • если успешно преодолены все возраже­ния собеседника;
  • если создана благопри­ятная атмосфера для завершения беседы.

Ф.А. Кузин рекомендует следующие методы повышения эффективности беседы:

  • внимательно выслушать собеседника, это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость;
  • никогда не пренебрегать предубеждениями собеседника, т.к. час­то встречаются люди, находящиеся под давлением пред­рассудков;
  • избегать недоразумений и неверных толкований. Многие беседы «сворачивали с пути» или вообще оказывались бесплодными из-за не­ясного, несистематизированного и растянутого изложе­ния. Поэтому следует обращать внимание на подготов­ку текста доклада, выявление и расшифровку непонят­ных для широкого круга специальных тер­минов. При любой неясности сразу же, без всякого сму­щения, надо спросить у собеседника, что ему не­понятно;
  • Надо уважать своего собеседника, быть вежливым, дружески настроен-ным, тактичным и дипломатичным. На­помним, что вежливость не сни-жает определенности просьбы или приказания, но во многом препятст-вует появлению у собеседника внутреннего сопротивления;
  • если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда «температура» беседы поднимается. Не надо драматизировать ситуацию, если собеседник дает волю своему гневу. Опытный человек всегда сохранит твердость и не обидится;
  • всеми способами надо стараться облегчить собеседни­ку восприятие тезисов и предложений, учиты­вать его внутреннюю борьбу между желаниями и ре­альными возможностями, чтобы он мог сохранить свое лицо;
  • достигнув цели, надо попрощаться с собеседником. Как только будет принято решение, поблагодарите его, поздравьте с разумным решением, скажите, что он бу­дет доволен своим выбором, и удалитесь.

Достоинства деловых бесед:

  • Проводятся в тесном контакте, позволяющем со­средоточить внима-ние на одном собеседнике или очень ограниченной группе лиц.
  • Предполагают непосредственное общение.
  • Создают условия для установления личных взаи­моотношений, ко-торые впоследствии могут стать осно­вой неформальных контактов.
  • Является наиболее благоприятной и часто единственной возмож-ностью убедить собесед­ника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал ее.

Если вы автор этого текста и считаете, что нарушаются ваши авторские права или не желаете чтобы текст публиковался на сайте ForPsy.ru, отправьте ссылку на статью и запрос на удаление:

Отправить запрос

Adblock
detector