Лекция. Деловое совещание

10

Деловое совещание.

Деловое совещание — это общепринятая форма де­лового общения группы по обсуждению производствен­ных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.

Коммуникантами в деловом совещании являются:

  • коммуникативный лидер, напри­мер, руководитель подразделения, или один из ведущих сотрудников, которому поручено подгото­вить и провести совещание,
  • участники совещания, как правило специалисты, в чьей компетенции нахо­дится данная проблема, или те, кому придется ее ре­шать.

Деловое совещание имеет следующие положительные стороны:

  • повышает эффективность мышления;
  • ук­репляется творческое содружество работников, проис­ходит вклю-чение интересов отдельных работников в единую систему коллекти-вных задач,
  • повыша­ется деловая квалификация его участников;
  • в совмест­ной мыслительной работе раскрывается творческий по­тенциал каждого из участников совещания.

Деловые совещания можно классифицировать по разным основаниям.

В зависимости от способа проведения выделяют такие совещания:

  • Диктаторские. Право голоса у руководителя, остальные молча слуша-ют, часто получая нагоняи от шефа;
  • Автократические. Ведутся в диа­логовом режиме, когда руководитель задает вопросы каждому участнику и получает на них ответы;
  • Сегрегативные. Панируются доклад руководителя и выступления назначенных им подчиненных;
  • Дискус­сионные. Для них характерен свободный обмен мнения­ми, вырабатывается решение, которое принимается го­лосованием участников с последующим утверждением руководителем;
  • Свободные. Это совещания без четкой повестки дня и без председателя. Чаще всего они явля­ются составной частью собрания, когда обсуждение ка­кой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае пред­седатель собрания объявляет большой перерыв, в ходе которого стихийно возникают свободные совещания.

В зависимости от управленческих функций совещания делятся на:

12 стр., 5587 слов

Деловые письма (памятка)

... – обслуживание сферы официально-деловых отношений. Каковы особенности этих отношений? участники делового общения – преимущественно юридические ... хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Распорядительные ... деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем. Умение менять характер речи в зависимости ...

  • Совещания по планированию. Обсуждаются стратегия и тактика деятельности фирмы, ресур­сы, необходимые для их реализации.
  • Совещания по мотивации труда. Обсуждаются проблемы произво-дительности и качества труда всего трудового коллек­тива, и (или) отдельных работников, пробле­мы удовлетворенности персонала, причины низкой мо­тивации, возможности ее изменения, вопросы ма­териального и морального стимулирования.
  • Совещания по внутрифирменной организации. Обсуждаются воп-росы структурирования фирмы, координа­ции действий её структурных подразделений, проблемы делегирования полномочий и др.
  • Совещания по контролю деятельности ра­ботников. Обсуждаются ре­зультаты деятельности, достижение по­ставленных целей, проблемы срывов сроков, низкой произво­дительности труда.
  • Совещания, специфические для фирмы. Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с возникшей ситуацией в фирме, инновации и возможнос­ти их внедрения, проблемы выживаемости, конкурен­тоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.

Поводами проведения совещаний обычно являются:

  • необходимость принятия коллективного ре­шения на основе равного права каждого участника высказать и обосновать свое мнение;
  • решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных под­разделений фирмы;
  • для решения вопроса необхо­димо воспользоваться мнениями различных групп ра­ботников.

Подготовка к проведению совещания вклю­чает следующие действия:

  • определение тематики, фор­мирование повестки дня,
  • определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы,
  • подготовка руководителя,
  • подготовка доклада и проек­та решения совещания,
  • предварительная подготовка участников совещания и помещения, а при необходимости — размещения, пи­тания, проезда участников к месту совещания.

Подготовка программы совещания. Необходимо оформить ее в виде повестки совещания и заранее довести её до всех участников. Каждый участник должен заранее знать, какую информацию и в каком формате он должен представить. Определяя время нача­ла совещания, следует принять во внимание ритм рабо­ты. Чтобы не заставлять людей в течение дня переключаться с одного вида работы на другой, совеща­ния надо проводить в начале или в конце ра­бочего дня или сразу после обеденного перерыва.

13 стр., 6250 слов

Вопросы для самопроверки Что такое мышление и какова его роль в познании?

... : - простые и сложные. По интеллектуальному уровню вопросы различаются на простые (не требующие специальной подготовки, «популярные вопросы») и сложные, требующие специальных знаний. Так, предыдущие ... могут применяться в споре? Выход из спора. Один из участников чувствует, что спор складывается не в его пользу, что у ...

Повестка совещания — это, как правило, письмен­ный документ, содержащий следующую информацию:

  • тема совещания;
  • цель совещания;
  • перечень обсуждаемых вопросов;
  • время начала и окончания совещания;
  • место, где оно будет проходить;
  • фамилии и должности док­ладчиков, содокладчиков и ответственных за подготовку вопросов;
  • время, отведенное на каждый вопрос;
  • место, где можно озна­комиться с материалами по каждому вопросу.

Целесо­образно проводить совещания в определенный день недели. Внеплановые совеща­ния часто нарушают рабочий ритм. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов, как показывает опыт, после двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам ста­новится безразлично, как решится вопрос.

Оптимальное число участников совещания: 6−7 человек. Рост числа участников резко снижает эффективность совещания, и увеличивает его продолжительность. Во время совещания рекомендуется рассажи­вать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Начи-нать сове­щание нужно без задержек и сразу согласовать с его участниками процедуру его проведения, например, рег­ламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников поручается ве­дение протокола.

Вступительное слово занимает обычно 3−4 минуты. За это время ведущий должен сообщить: цель совеща­ния; повестку дня; возможные решения и условия их принятия; порядок ведения и оформления протокола. Затем надо решить, в какой последовательности бу­дут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно счита­ют, что эти вопросы должны быть рассмотрены в порядке убывания степени важности и сложности, т. е. сначала надо обсудить самые важные и сложные вопросы.

В процессе совещания очень важно конт­ролировать его ход. Ф.А. Кузин рекомендует:

1. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоцио­нальное состояние участников.

2. Надо постоянно поддерживать общение. Если возни­кает пауза, надо сразу вмешаться и ликвидировать её с помо­щью дополнительных вопросов, комментариев или путем подведения предварительных итогов.

3. При возникно­вении напряженности, вызванной эмоциями, надо немедленно принять меры для её ликвидации, Нельзя допускать споров.

4. Надо твёрдо и решительно отклонять непродуманные решения. Надо принимать во внимание только решения, под­крепленные фактическим материалом

5. Вызов участников для выступлений должен производиться по списку.

6. В каждый момент времени должен говорить только один человек. Нельзя допускать стихийных дискуссий.

7. Руководитель совещания должен выслушивать мнения всех участников. Никакие идеи не приживаются, если их не обсуждали.

8. Совещание — не поле боя, на котором против­ник должен быть «уничтожен», поэтому надо стремиться к выработке общих подходов. Компромисс всегда достижим, если есть добрая воля.

9. Нельзя допускать экскурсы в про­шлое и отклонения от темы совещания. Совещание должно последователь­но, шаг за шагом, приближаться к решению поставлен­ной проблемы.

10. Чтобы исключить недоразумения, руководитель совещания должен при необходимости уточнять сооб­щения отдельных участков словами: «Я это правильно понял? Так будет правильно?».

11. Надо чаще подводить промежуточные итоги для того, чтобы продемонстрировать участникам, как близ­ки они уже к цели.

12. Руководитель совещания должен экономить вре­мя. Уже в самом начале надо объяснить, что проблема может быть без сомнения решена в отведенное время. Если это возможно, не следует затягивать совещание, даже на одну минуту.

Проводить совещания легче, когда знаешь типо­логию людей, участвующих в нем: их интересы, при­чуды, вопросы, которые они, как правило, задают.

Ф.А. Кузин выделяет ряд типов участников со­вещания, которые мешают эффективному совещанию (табл. 1).

Таблица 1. Типы участников совещания

«Блокиро-вщик»

Такой человек уп-рямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены

Советы: 1. Напомнить о цели и предмете обсуждения. Задавать ему вопросы типа: «То, что вы говорите, относится к нашей цели или к этому обсужде­нию?» 2. Тактично напоминать «блокировщику», что он уходит в сторону

«Агрессор»

Критикует всех подряд, принижает статус участников, не соглашается с тем, что предла­гается

Советы: 1. На любое его высказывание и опровержение задавать вопрос: «А что вы предлагаете?» 2. Напоминать ему, что излишняя критика гасит конструктивные идеи

«Прыгаю-щий с темы на тему»

Постоянно меняет тему разговора

Совет: Останавливать вопросами типа: «Мы разве закончили рассмотрение про­блемы?» Или: «То, что вы говорите, относится к нашему совещанию?»

«Удалив­шийся»

Не хочет участво­вать в общем об­суждении. Рассеян. Разговаривает на личные темы

Совет: Предложить ему высказаться и внести свои предложения: «А вы что думаете по этому поводу???» Или: «Какие предложения есть у вас?»

Типы участников совещания

«Домини-рующий»

Пытается захватить

Совет:

власть и мани-пули-

Спокойно и уверенно останавливать

ровать присутству-

его высказывания встречными:

ющими

«Ваше предложение — это только

лишь одна из возможных альтер-

натив. Давайте послушаем и другие

предложения"

«Адвокат

Специально задает

Советы:

дьявола"

острые вопросы,

1. Оценивайте остроту его вопросов:

заведомо ведущие

«Ваш новый вопрос не обостряет

в тупик. Всеми

рассматриваемую проблему, а толь-

способами блоки-

ко уводит нас от нее".

рует совещание.

2. Акцентируйте внимание на

Стремится к его

неоправданной полемичности или

провалу

провокационности его заявлений.

3. Переадресовывайте его вопрос

ему же для ответа: «А вы сами что

думаете по этому вопросу?" Или:

«Мы бы хотели услышать ваш вари-

ант ответа на ваш же вопрос"

«Ищущий

Хвастается, много

Совет:

признания"

говорит, стремится

Задавайте вопросы, показывающие,

утвердить свой

что его высказывания — это рас-

статус

суждения о самом себе, а не о деле:

«То, что вы нам сообщили, можно ли

использовать для решения обсужда-

емого вопроса?"

«Повеса»

Тратит время соб-

Совет:

равшихся, «пуская

Каждый раз задавайте ему один и

пыль в глаза",

тот же вопрос: «Соответствует ли

рассказывает

ваше высказывание теме совеща-

развлекательные

ния?"

истории, анекдо-

ты. Беспечен и

циничен

Помимо вышеперечисленных типов участников сове­щания выделяют еще такие типы, как: говорящие начи­стоту, мученики, каменные лица, ораторы, государствен­ные мужи.

Говорящие начистоту — люди, которые все­гда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания, их необходимо защищать.

Мученики хоро­шо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответ­ственность, когда что-то пошло не так.

Каменные лица держат свои мысли при себе, а возможно, делятся ими с боссом после того, как остальные разойдутся.

Ораторы начинают говорить мягко, потом расходятся и даже че­рез 15 минут не в силах остановиться. Создается впечат­ление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в пер­вую очередь самих себя, а не вас.

Государственные мужи продвигают себя или заставляют двигаться вперед сове­щание за счет умелого обращения с людьми. Теоретичес­ки таким государственным мужем должен быть руково­дитель совещания.

Существуют различные формы поведения участни­ков на совещании: конструктивная роль, способствова­ние ходу совещания, отрицательная роль.

Таблица 2. Формы поведения участников на совещании

Конструктивная роль

— проявление инициативы; - (повторное) изложение проблемы; - внесение предложений; - запросы об информации, мнениях, мыслях; - сообщение информации, мнений, идей; - выявление связей между имеющимися данными; - оценка проблемы

Способствование ходу собрания

— поддержка, стимулирование выступающих; - «расчистка пути»; - формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил; - организация группового процесса и формирование общественного сознания; - посредничество, поиск компромиссов; - снятие напряженности

Отрицательная роль

— агрессивное поведение; - блокирование принятия решения; - «самолюбование»; - соперничество; - поиск сочувствия

Непредвиденные ситуации в дискуссиях могут воз­никать вследствие неуравновешенности и слишком вы­сокой эмоциональности участников. Для преодоления сложных эмоциональных ситуаций рекомендуется дей­ствовать следующим образом.

1. Оставайтесь все время спокойным.

2. Записывайте факты или противоположные мне­ния без немедленного комментирования их. Поспеш­ные комментарии могут только усугубить ситуацию. Чем дольше один или несколько участников говорят без вмешательства, тем больше они способны преодолеть давление, которое чувствуют. Необходимо постараться убедить всех в том, чтобы участники говорили отдель­но и ждали, не вмешиваясь, пока не закончит говорить один человек.

3. Пусть участник говорит дольше и объяснит при­чину потери самообладания. Если вы будете задавать нейтральные вопросы, пытаясь таким образом раскрыть дело как можно больше, это может снизить повышен­ный интерес к такой ситуации.

4. Попытайтесь расслабить участников с помощью прохладительных напитков, разрешив покурить или даже объявив перерыв. Цель перерыва — дать время на размышление или продумывание, а также на приве­дение в порядок чувств и мыслей.

5. При возобновлении обсуждения перепроверьте и уточните факты. Это позволит выяснить подозритель­ные факты и мнения, а значит, узнать, в чем суть стол­кновения и его причины.

6. Дайте участникам как можно больше времени, чтобы успокоиться. Чем больше, тем лучше, так как тогда выше вероятность, что совещание войдет в нуж­ное русло.

7. Если возможно, добивайтесь отсрочки решения, это даст председателю время провести расследование спорного вопроса.

8. Вынося решение под давлением, нужно прояв­лять осторожность и постараться избежать прецеден­тов. Вообще в таких случаях лучше принимать реше­ния, носящие временный характер.

9. Если принято временное решение, в нем должно быть проставлено число и время, чтобы впоследствии можно было пересмотреть спорный вопрос и принять окончательное решение.

А.П. Панфилова выделяет правила по­ведения на совещании для руководителя и для участ­ников совещания (табл. 3).

Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения. Для этого прежде всего его участ­никам надо точно определить проблему. Неуспех мно­гих совещаний часто объясняется тем, что реально име­ется слишком много вариантов и возможностей.

Совещание можно закончить подведением итогов. Эффективно проведенное совещание должно иметь кон­кретные последствия. Ведущему совещание при под­ведении итогов обсуждения того или иного вопроса, обобщая важнейшие положения, целесообразно выяс­нить у присутствующих, все ли его правильно поняли. Завершайте совещание в точно назначенное время. Таким образом вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. Люди должны уйти с совещания, не испытывая раздражения, не ощущая антипатии к кому-то из коллег.

На заключительном этапе совещания важно не за­быть зафиксировать, кто и что будет выполнять. И кро­ме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. В форму­ляр протокола входят: наименование ведомства, учреж­дения или предприятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место заседа­ния, гриф утверждения (если протокол подлежит ут­верждению), заголовок, куда входит наименование кол­легиального органа или конкретного совещания, указа­ние фамилий председателя и секретаря, состав присут­ствующих, повестка дня, текст по форме «слушали — решили» (постановили), подписи председателя и секре­таря. В зависимости от полноты фиксации хода сове­щания выделяют краткий и полный протоколы. В крат­ком не приводятся целиком тексты выступлений, а ука­зываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные прото­колы дают возможность судить не только о характере совещания, но и о деятельности предприятия, учреж­дения, фирмы в целом.

Решения, принятые на совещании, обязательно дол­жны выполняться. С этой целью: проанализируйте ход и результаты совещания; внимательно просмотрите про­токол результатов; размножьте и разошлите краткий протокол тем, кто будет выполнять решения; контро­лируйте ход и выполнение решений; создайте условия для реализации намеченных мероприятий.

Таблица 3. Правила поведения на совещании.

Для руководителя:

— начать вовремя;

— сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

— согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

— назначить ответственного за регламент и протокол;

— предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса, например эмоциональ­ные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу… и т. п.;

— если используется критика, то требовать ее конструктивности — называть конкретные фак­ты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устране­ния просчета, недостатка;

— жестко вести совещание по пути к намечен­ным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

— регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конк­ретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

— соблюдать корректность дискуссии;

— использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

— подводя итоги совещания, обобщить все ска­занное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

— завершить точно в назначенное время;

— в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу.

Для участников делового совещания:

— если вы задаете вопрос, скажите, зачем его задаете, что он значит для вас. В высказы­ваниях будьте конкретны, ясно излагайте свои мысли, отвечайте за свои ошибки, выдвигайте новые идеи, отстаивайте личную точку зрения, будьте терпеливы к инакомыслию;

— не играйте роль, ожидаемую от вас другими, оставайтесь самим собой. Если не считаете нужным высказываться — помолчите;

— воздерживайтесь, насколько возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей. Выра­жайте собственную позицию. Старайтесь не делать неоправ­данных обобщений;

— говорите не о поступках и мыс­лях других, а о вашем воспри­ятии этих поступков и мыслей

Если вы автор этого текста и считаете, что нарушаются ваши авторские права или не желаете чтобы текст публиковался на сайте ForPsy.ru, отправьте ссылку на статью и запрос на удаление:

Отправить запрос

Adblock
detector