План
1. Введение
. Телефонное обслуживание
. Организация и проведение приема посетителей
. Работа секретаря по подготовке служебной командировки
. Работа секретаря по организации совещаний, конференций
. Культура делового общения секретаря
. Требования к внешнему виду секретаря
. Организация рабочего места секретаря
. Условия труда
. Современная оргтехника: диктофон
. Техника безопасности при работе с диктофоном
. Используемая литература
1. Введение
В обязанность секретаря входит выполнение таких работ как переговоры по телефону организация личных встреч, участие в совещаниях, собраниях и подготовка и прием посетителей и беседы с ними, подготовка служебных командировок.
Содержание слова секретарь — достаточно широкое и многоаспектное. Секретарями называют как технический персонал, так и сотрудников, работающих на государственном уровне. Если от технических секретарей требуются только знание делопроизводства и машинописи, то к секретарям, обслуживающим офисы крупных компаний, предъявляют требования несравнимо более высокие: специальное высшее образование, компетентность в работе, владение устной и письменной речью, знание иностранных языков, быть общительными и дипломатичными.
Обилие обязанностей секретаря очень часто вызывает нехватку времени на их выполнение. Попытки сделать несколько дел одновременно недостаточно профессионально и четко.
Одно из важнейших задач секретаря — помощника руководителя является умение четко распределить не только свое рабочее время, но и время руководителя.
Безусловно, для того чтобы секретарь сыграл свою роль в организации рабочего времени руководителя, нужно не только его желание, но и самого руководителя. Между тем многие не осознают такой необходимости. Так что самая важная и первая задача секретаря — тактично объяснить руководителю важность проблемы, особенно если на его столе скопились бумаги, и он не в состоянии найти важный документ, скрывается намеченная встреча и обидевшийся важный клиент, уходит в другую фирму. В любом случае секретарю важно выбрать момент, чтобы показать руководителю, что он хочет и может помочь шефу организовать его рабочее время.
Значительную часть рабочего времени руководителя, как правило, занимают телефонные переговоры, прием посетителей, общения с зашедшими «на огонек» коллегами, просмотр большого числа документов. Это именно те участки работы, в организации которых может и должен помочь хороший секретарь.
Рабочая программа 25
... его концептуальных моделей; - формирование умений осуществлять подбор методик, планирование и организацию проведения эмпирических исследований, анализ и интерпретация их результатов; - совершенствование навыков ... психологии ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический университет им. И.Я. Яковлева» Рабочая программа утверждена на заседании кафедры психологии и педагогики (Протокол № _1_ ...
Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми, аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умение сработаться с руководителем и сотрудниками. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя — важнейшие факторы успеха секретаря в работе. Привнесение в деловые отношения человечности позволяет придать доверительное отношение между сотрудниками. Работа в дружественной атмосфере приносит значительно больше отдачи, чем работа в деловой, но «угрюмой» обстановке. Появлением благоприятной атмосферы в коллективе являются внимательное отношение друг к другу, открытые (не «формальные» и «дежурные») улыбки, шутки и даже смех.
Квалифицированный секретарь мастер своего дела, просто обязан: вкладывать душу в свою работу, знать сотрудников своей фирмы, их имена, должности, направления деятельности, особенности характера, использовать собственный пример поведения. Секретарь может изменить атмосферу в коллективе: это могут быть поздравления, поощрения и просто выражение внимания к сотрудникам со стороны руководителя. Так как общение руководителя с подчиненными происходит в основном через секретаря, то именно последний может много сделать для придания этому общению характер дружеского взаимодействия и поддержки.
Все вызовы руководителя по телефону идут через секретаря и оцениваются с точки зрения их важности и срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц своей организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделить вопрос, относящийся к компетенции руководителя или других работников. Через секретаря идет также прием посетителей. Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которыми сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения и внешности секретаря. Важным показателем культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Внешний вид секретаря формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря считают «лицом фирмы». Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
Секретарь занимается подготовкой служебных командировок. Каждая командировка должна быть тщательно продумана. Основная часть работы по подготовке служебных командировок ложиться на секретаря, это например оформления приказа, командировочное удостоверение, наводка справок о транспорте и другое.
В работе секретаря также встречается подготовка совещаний. Хорошо подготовленное совещание или конференция способствует повышению эффективности работы всех его участников. Самое важное при подготовке совещания это подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Даже на совещании секретарь сталкивается с оргтехникой — это например, диктофон он позволяет записать устную речь с целью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным.
При трудной работе секретарь не должен забывать о здоровье и условиях труда. Нельзя забывать о перерывах, гимнастике даже при полном графине на день или например об освещении, удобстве. Все должно быть продуманно при работе секретарем — референтом.
2. Телефонное обслуживание
Взаимосвязь компонентов имиджа руководителя и внутреннего имиджа организации
... работе мы рассмотрим два наиболее важных, на наш взгляд, компонента имиджа организации, которые являются необходимыми для эффективного функционирования организации - это имидж руководителя ... и внутренний имидж организации. Основная причина, почему следует ...
Все вызовы руководителя должны идти через секретаря и оцениваться с точки зрения их срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя или других работников. Кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения секретарь должна уметь правильно вести разговор.
Секретарь обязана:
1. Быстро отвечать на вызовы
2. Снять трубку назвать учреждение и свою должность абонент должен знать с кем он разговаривает. Кроме того, такое начало разговора заставляет и собеседника назвать себя и изложить свой вопрос.
. Если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним, либо если руководитель отсутствует или занят, срочной работай, просит собеседника перезвонить в определенное время, а не завтра на этой неделе через пару дней. При этом секретарь записывает, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу эта запись передается руководителю и дает ему возможность подготовиться к предстоящей беседе.
. Если вопрос может быть решен другим работником, секретарь отсылает собеседника к нему.
. В случае длительного отсутствия руководителя сообщает абоненту фамилию и телефон работника его замещающего.
Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарь по телефону по поручению руководителя передает те или иные сведения, наводит справки и другое.
Для этого нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок или пауз (поиск не достающих документов, забытых сведений, междугородние переговоры).
Также заранее обдумать ситуацию, если нужное вам лицо в данный момент отсутствует, секретарь должна иметь необходимые телефонные справочники для постоянных абонентов самостоятельно заводит справочник или книгу.
Разговор секретарь должна вести вежливо и спокойным тоном не обрывать, резко не говорить громко, произносить слова четко и не очень быстро.
Если секретарь, получает по телефону какую либо информацию, отвечает на запросы, дает справки, то руководитель следует правилам:
1. Для записи поступающей информации секретарь должна иметь наготове ручку и блокнот, а также журнал телефонограмм.
2. Для выдачи справок секретарь должна иметь список телефонов своего учреждения.
. В случае, когда для выдачи справки необходимо отыскать какие то сведения, то не следует оставлять собеседника более чем на одну или две минуты (один, два раза взять трубку) если требуется продолжительный поиск, то сразу предупредить собеседника взять номер его телефона и самой перезвонить.
Телефонные сообщения, как правило, целиком записывать не нужно. Выбирают главное — название события, цифры. Можно пользоваться сокращениями. Полученное сообщение лучше проверить, прочитав его собеседнику. Обязательно записывают дату и время звонка, фамилию имя отчество и должность звонившего (организация), суть сообщения, по какому номеру перезвонить, и когда перезвонят в какое время.
3. Организация и проведение приема посетителей
Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которой сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения, речи и внешности секретаря.
Секретарь обязана:
. Знать круг лиц, имеющий доступ к руководителю в любое время.
1. Довести до сведения всех работников своего учреждения часы приема у руководителя по текущим вопросам, подпись, согласование документов если работник настаивает на другом времени секретарь должен узнать по какому вопросу доложить руководителю согласовать с ним время приема и сообщить работнику.
2. При приеме работников других учреждений или командированных из других городов выяснить согласованно ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должна на кануне напомнить о нем руководителю, в противном случае узнать у посетителя, по какому делу и из какой он организации при необходимости направить к соответствующему работнику. Если же необходим лично руководитель, то секретарь докладывает о посетителе в случае отсутствия или занятости руководителя договориться с посетителем о новом сроке. При этом записать дату и час приема, фамилию, должность, название учреждения, адрес и телефон, по которому в случае необходимости можно с ним связаться. Дает свой номер телефона.
. Работа секретаря по организации приема посетителей своей организации по личным вопросам заключаются в следующем:
а) в специальный журнал или на карточку записывают данные о посетителе и указываются представленные по делу документы. Секретарь должна знать, какие документы необходимы для рассмотрения данного вопроса.
б) хранит неоконченные и недовведенные до конца дела и при повторном посещении подготавливает все имеющиеся по данному вопросу документы.
в) делает отметки в журнале о ходе рассмотрения и об окончании решении вопроса дает справки посетителям лично, письменно или по телефону, готовит необходимые справочные материалы.
С посетителями секретарь должна поздороваться предложить ему сесть, попросить назвать себя и изложить причину посещения. Внимательно выслушать посетителя при этом не заниматься своими делами. В разговоре секретарь должна проявлять максимально такта, вежливости, терпения и осведомленности в делах своего учреждения.
Журнал регистрации приема граждан по личным вопросам
| № | Дата приема | Фамилия, имя, отчество посетителей (заявителей) | Место работы, должность и адреса заявителей | Краткое содержание, просьбы заявителя | Фамилия ведущего прием | Меры принятые по заявлению | Результат рассмотрения просьб |
4. Работа секретаря при подготовке служебной командировки
Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена. Основанная часть работы по подготовке ложиться на секретаря. Она готовит и оформляет приказ по командировке, командировочное удостоверение, наводит справки о транспорте, времени его отправлении и прибытия. Информирует об этом руководителя и получив указания, покупает билеты, обеспечивает заказ гостиницы.
Помощь секретаря в подготовке командировки заключается в следующем:
1. Подбирает всю необходимую информацию.
2. Печатает необходимые материалы и документы.
Например: доклады, справки, договора, контракты и так далее.
3. Печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, времени, на которое назначены встречи и мероприятия, копию программы оставляет у себя, чтобы знать местонахождение руководителя, на случай необходимости, что-то срочно ему сообщить.
Подготовка материалов к командированию руководителя является обязательной функцией секретаря-референта.
Секретарь-референт готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение, совместно с руководителем составляет и печатает программу командировки. В программе перечисляются организации, которые планируется посетить, должностных лиц и так далее.
Секретарь-референт подбирает документы, собирает необходимые справки и по указанию руководителя готовит материалы для выступления, тезисы доклада, реферат.
В обязанности секретаря-референта, входит также детальная проработка маршрута поездки руководителя, заказ билетов, бронирование гостиницы.
Во время отсутствия руководителя, секретарь выполняет свою обычную работу, а также полученные от руководителя задания и поручения, после возращения руководителя из командировки секретарь:
1. Информирует о выполнении заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие.
2. Обрабатывает материалы командировки, перепечатывает размножает их, а затем передает в соответствующие структурные подразделения или отдельным работникам.
Также секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет о командировке.
Журнал регистрации выдачи командировочных удостоверений
| Дата выдачи | Должность Фамилия, имя, отчество | Место комментирования | Цель | Срок командирования | Дата и номер приказа |
5. Работа секретаря по организации совещаний, конференций
Четкая организация совещаний способствует повышению эффективности работы всех его участников самое важное в работе по организации совещаний подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Секретарь организует размножение и рассылку материалов не позднее, чем за три рабочих дня до заседания по утвержденному руководителем списку полная и своевременная информация по вопросам совещания дает возможность сократить время его проведения и принятий наиболее продуманных эффективных решений. Сообщает участникам время и место проведения совещаний при необходимости регистрирует их. Своевременно иные организационные задачи выполняет секретарь при подготовке к конференции или широких совещаний с участием представителей часто иногородних предприятий.
В этом случае секретарь обязана:
. Оформить заказ на рассылку пригласительных билетов.
. Заказать места в гостинице.
. Оказать помощь работникам при проведении конференции в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за поступление и размножение материалов.
. Решить вопрос если совещание будет стенографироваться.
На кануне совещания:
1. Вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещения зала совещаний, соответствующие количество мест в зале и предусмотреть наличие доски, мела, указки и так далее, исправность аппаратуры, микрофонов, магнитофонов, диапроекторов.
2. Проверить изготовления объявления о месте нахождения зала совещаний и табличках помещений у входа в зал и месте регистрации.
Перед началом совещания:
Самостоятельно или с помощью других работников провести регистрацию участников совещания, если состав участников известен, используют списки по форме восемь, также этот список используют для рассылки материала и пригласительных билетов.
Форма № 8
| № п/п | Фамилия, имя, отчество | Должность | Учреждение, организация | Телефон |
На заседании ведется протокол с указанием: обсуждения, обсуждаемых вопросов, фамилий, обсуждений принятых по каждому вопросу, решений и сроков исполнения решений.
После окончания совещаний:
1. Секретарь перепечатывает, исправляет и дополняет текст совещания.
2. Предоставляет на подпись председательства протокол совещания не позднее одного — двух дней после заседания.
. Контролирует сроки и количеств перепечатания стенограмм или диктофонных записей.
. Подлинники протоколов, заседаний и представленных на рассмотрение материалов хранятся у секретаря. Сроки исполнений поручений по решению заседания исчисляются со дня заседания.
. Контроль за исполнение поручений осуществляет секретарь собрания.
. При необходимости организует заказ и размножения материалов совещания (машинописное бюро, типография, ксерокс)
. Согласовывая с руководителем список лиц, которым необходимо направить материалы совещания.
. Организует их рассылку в течении одного — двух дней после подписания протокола.
6. Культура делового общения секретаря
Важным показателем культуры общения секретаря-референта являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой своего лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма — все это обеспечивает успешную работу секретаря.
Секретарю необходимо знать правила приветствия. При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться с ним, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).
Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу он пришел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.
Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими. Такова профессия секретаря-референта.
При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздерживаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать.
При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем.
Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, когда используется привычный набор «масок» (притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличия и тому подобное), посетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом.
Важной формой общения секретаря, с посетителями является беседа.
Секретарю приходиться вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.
Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его.
Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывают негативную реакцию, и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать не возможность положительного решения.
Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время, либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор.
Деловое общение секретаря-референта не ограничивается с контактом с посетителями. Важнейшее место в его работе занимают взаимоотношения руководитель — секретарь.
От того, как складываются отношения между руководителем и секретарем-референтом, зависит успех их совместной трудовой деятельности, психологический микро климат, удовлетворение от работы.
Выше уже говорилось, что секретарь-референт, по существу, выполняет функции первого помощника руководителя. Секретарь обязан хорошо знать область деятельности руководителя, проблемы и задачи, которые он решает, оказывает ему помощь в своевременном осуществлении намеченных мероприятий, выполнять вспомогательные технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулировать телефонные звонки и потоки посетителей. Секретарь должен иметь представления о задачах учреждения, основных направлениях его деятельности, его структуре и кадровом составе, а также о характере руководителя, стиле его работы, привычках.
Уже при приеме на работу руководитель должен подробно рассказать секретарю-референту о методах своей работы, привычном режиме, и личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается не сразу, требуется испытание временем, совместной работай.
Дж. Харисон — называет следующие качества, необходимые для секретаря:
1. Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен на деле доказать руководителю, что может работать самостоятельно.
2. При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными.
. Секретарь должен уметь выбирать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы.
. Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.
. Секретарь должен четко предоставлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя, а руководитель должен быть, в свою очередь, уверен, что секретарь справиться стой, работай, которая может возникнуть в его отсутствие.
. Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря о всех своих делах, чтобы тот мог максимально помочь ему.
. Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав.
. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть не пунктуальным.
. Обеим сторонам не обходимо чувство юмора.
. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и так далее.
Для того чтобы взаимоотношения руководителя — секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учеты специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря: время прихода на работу, доклада о поступившей корреспонденции и текущих делах, время обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.
Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нем. Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и, по возможности, компенсировать их своей работай.
Достижения наилучшего контакта между секретарем и руководителем требуют определенных обоюдных усилий.
Специалисты-психологи считают, что не только руководитель формирует деловые качества своего помощника, но и секретарь-референт в свою очередь может оказать влияние на поведение и характер руководителя.
Американские психологи выработали соответствующие рекомендации, которые объединили под названием «Десять способов управлением шефом». Приведем их.
1. Надо четко знать, при каких обстоятельствах вы конфликтуете, друг с другом, в каких случаях говорите комплименты, а когда нуждаетесь в помощи.
2. Знаете, что ему нужно и стараетесь предвидеть его потребности. Никогда не критикуйте его на людях и не оценивайте его
. Живите законами коллектива. Не забывайте, что уважение — основа успешного сотрудничества.
. Создавайте атмосферу доверия, демонстрируйте доверие, говорите о доверии.
. Будьте дружелюбны и общительны. Не воспринимайте критику как глубоко личную обиду.
. Овладевайте новыми знаниями и помогайте в этом своему шефу.
. Обсуждайте проблемы. Будьте объективны и профессиональны.
. Возьмите инициативу в свои руки. Анализируйте, предлагайте варианты решения проблем.
. Призывайте шефа в свои наставники.
10. Продемонстрируйте, что вы понимаете и разделяете управленческую политику вашего шефа.
Одна из основных задач секретаря — умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и так далее.
В практике секретаря не редкий случай, когда секретарю приходиться сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Здесь много зависит от гибкости и поведения секретаря в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями.
Секретарю под час приходиться выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнения. При этом не допустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.
Секретарю-референту важно установить хорошие деловые контакты с секретарями структурных подразделений своего предприятия, а также выше стоящих и подведомственных организаций.
7. Требования к внешнему виду секретаря
Внешний вид секретаря-референта формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря-референта считают «лицом фирмы».
Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. Главное требование к костюму — строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное — костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой не приятно.
Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Сказанное относиться и к выбору аксессуаров к костюму.
Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями не красит секретаря разностилие украшений. Украшение должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.
Секретарь-референт должен постоянно помнить о личной жизни. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющие резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке, прическа аккуратная, быть к лицу, гармонировать с костюмом и с окружающей обстановкой.
8. Организация рабочего места секретаря
Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких сотрудников оснащенное необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Рациональная организация рабочих мест и создания наилучших условий труда, для работников секретарских служб включая планировку. Планируется служебное помещение в соответствии с характером выполняемых работ, рациональное размещение мебели и специального оборудования, а так же создание необходимого комфорта способствует эффективному труду.
Комплект мебели для оборудования рабочего места входят: письменные столы обычные, специализированные, вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала для установки оргтехники, телефонов, картотек, и так далее. Кресло, стулья подъемно — поворотные, шкафы обычного типа и специализированные.
Работники делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами, инструктивными.
Например: должностными инструкциями, инструкциями делопроизводства, телефонные справочники.
Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего, на столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности (журналы, дела).
В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках, все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже, телефон должен стоять на столе или специальной подставке, с лева или с права так чтобы телефонную трубку можно было держать одной рукой, а в другой руке ручку для записи необходимой информации. Образцовый порядок на рабочем столе залог высокой производительности труда.
Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей штампов, бланков строгой отчетности денег, сейф должен всегда быть закрыт в нем не должно лежать ничего лишнего и тем более личных вещей. Ключи от шкафов, столов, сейфов хранятся в местах установленных руководителем организации. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета четыре квадратных метра на одного работника.
Рабочее место секретаря-референта — это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. В пределах зоны можно различать три сектора — основной, где находиться рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.
Общая площадь приемной, где находиться секретарь-референт, должна быть в пределах двенадцати — шестнадцати квадратных метров.
Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели — стола и стула.
Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели повышается на десять — двадцать процентов.
Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П — образная планировка рабочего места (рисунок 1).
Высота рабочего стола рекомендуется в пределах шестьдесят восемь — семьдесят три сантиметра. Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева.
Рисунок 1. П- образная планировка рабочего места секретаря-референта
Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься, углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется шести десяти сантиметров (на уровне колен) и не менее восьми десяти сантиметров на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.
Располагать принадлежности на рабочем и приставочном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.
Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления — для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. За порядком на рабочем столе следует постоянно следить. Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда — неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным.
У секретаря — референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост (рисунок 2).
Рисунок 2. Рекомендуемый стул для секретаря-референта
Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготавливают стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере или с ВТ — без подлокотников, чтобы не стеснять движения.
Для работы, сидя, при среднем росте в 1,7 метров, целесообразно выдерживать следующие размеры:
высота подъемного стула — 0,45 — 0,6 метров;
площадь сиденья не более 40×40 сантиметров;
Зона, в которой можно перемещать стул:
0,6 метра по глубине;
1 метр — по длине;
Общая площадь — 1,2 метра².
Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около одного сантиметра, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).
Кроме стула с приставками, в состав рабочей мебели секретаря-референта входит также стул для посетителя.
В секторе обслуживания посетителей должны быть три — четыре стула. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом — стенкой (трех — четырех секционным) или вращающимся стеллажом для хранения документов (рисунок 3).
Рисунок 3. Стеллаж для хранения документов
Для хранения документов конфиденциального характера, печатей, штампов используются металлический сейф. В некоторых случаях устанавливается и платяной шкаф. Шкаф желательно делать встроенным (секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видном месте).
Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-референт, являются персональный компьютер, телефон (возможно также радио или сотовый телефон, пейджер), телефакс и копировальный аппарат (ксерокс), иногда диктофон.
В средства оснащения входят канцелярский прибор, папки и скоросшиватели, блокнот — шестидневка, календарь, ручки, фломастеры, пюпитр, маркеры, дырокол, приспособления для подшивки бумаг, калькулятор, лампа настольная, корзина для бумаг, лотки для документации, контрольная картотека, сшиватель бумаг, липкая лента, кнопки, скрепки и другое мелочи и ложемент для их хранения.
Допускаются в приемной размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема, образцов документов, календаря и другого.
В приемной у секретаря-референта для оказания первой помощи должна находиться аптечка, соответствующим образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и другое).
. Условия труда
Условия труда и отдыха работников секретариата. Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно — гигиеническим нормам и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленения помещения, установление правильного режима труда и отдыха.
Основные санитарно — гигиенические нормы оговорены стандартами, приведенными в таблице (таблица 1).
| Санитарно-гигиенические факторы | Нормативные показатели |
| Температура воздуха, ºС: летом зимой | 22-25 18-21 |
| Относительная влажность воздуха, % | 40 — 60 |
| Скорость движения воздуха, м/с, не более | 0,2 |
| Освещение рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания | 300 150 |
| Уровень шума, дБ, не более | 40-65 |
| Содержание вредных примесей, мг/м³ пыли | 15-20 |
| Коэффициент отражения стен, % не более | 60 |
Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения (чтения, письма, работы на компьютере), напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.
Приемная должна, по возможности иметь естественное освещение.
Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30º от горизонтальной линии взора (рисунок 4).
Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).
Оптимальной температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.
секретарь культура деловой командировка совещание
Рисунок 4. Рекомендуемое положение секретаря относительно дисплея.
Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.
Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое влияние.
С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности приемной. Например, светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная — уменьшает. Используя различные цвета, можно зрительно разделить помещение на отдельные участки. Важным является использование цвета в качестве носителя информации. Например: секретарь использует цвет при раскладке документов в папке различных цветов, выделяет отдельную группу карточек в картотеке и так далее.
Приемная должна, регулярно проветривается или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы.
Кратковременно открывание окон (5-8 минут) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).
Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебных помещений, так как растения не только выполняет декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Расположить растения можно вдоль оконных проемов, стен, на полу. Нежелательно размещение цветов на подоконниках, так как это уменьшает поток естественного света.
В приемной следует запретить курение. Не следует также пользоваться парфюмерными средствами, имеющими сильно выраженный запах.
Режим работы секретаря-референта и других сотрудников службы документационного обеспечения управления должно предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха. При регламентировании учитывается уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации. В них определены начало и конец рабочего дня, перерыв на обед и так далее. Регламентируя распорядок для сотрудников, в правилах следует предусматривать и определенные перерывы для кратковременного отдыха в течении рабочего дня (помимо обеденного перерыва).
Например, для сотрудников, работа которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте (у секретаря-референта именно такая работа), целесообразно предоставлять 5-8 минутные перерывы через каждые два часа работы. Такие перерывы рекомендуется использовать для активного отдыха, например, физкультурных минут или пауз. Физкультурную паузу рекомендуется проводить дважды в день. Во время физкультурных минут рекомендуется проделать гимнастические упражнения, показанные на рисунке. (рисунок 5)
Рисунок 5. Гимнастические упражнения для секретаря.
Последнее (пятое) упражнение делается в покое. Следует расслабиться, закрыть глаза и медленно сосчитать до ста.
10. Современная оргтехника диктофон
Устройство и работа диктофона.
Диктофон — аппарат для записи устной речи с целью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным. Что отличает диктофоны от других звукозаписывающих устройств. Термин «диктофон» образован от двух слов «дикто» — диктую, «фон» — речь.
При работе с диктофонами различают два режима.
1. Запись. Кабинетных диктофонов предусматривается возможность записи, как с микрофона, так и с различных линий (радиотрансляционная сеть, диспетчерская линия связи), а также возможность записи телефонных переговоров.
2. Воспроизведение. Диктофона осуществляется с единой целью — перепечатать, указывают текст. В карманах иных и других носимых диктофонах воспроизведение происходит без обеспечения различных удобств (повтор, замедление скорости).
Головки записи и воспроизведение в основном сходны между собой. Чтобы без искажения воспроизвести записанной на магнитной ленте сигнал и напряжение его движения относительно головки должны быть что и при записи в этом случае обмотку головки пишет создаваемое лентой магнитное поле обеспечивающие электрический сигнал, происходит это в результате сто «+» и «-» полюсы на магнитной ленте создают замкнутый в воздухе магнитный поток. Когда лента проходит около головки, этот поток замыкается через сердечник головки магнитное сопротивление который в несколько тысяч раз меньше сопротивления воздуха. При движении магнитной ленты отнесены головки воспроизведения, следующие за другими магнитики разной полярности. На обмотке головки при переменных возникает переменное напряжение, частота того напряжения совпадает с частотой исходного звукового сигнала.
Диктофон — это устройство (аппарат) необходимое для записи устной речи с целью воспроизведения ее полностью или по частям. Применение диктофонов способствует повышению производительностью труда и работника различных категорий, занимающиеся рукописью, стенографией, машинописью. Диктофон могут быть с питанием от автоматического источника постоянного тока с универсальным питанием и от сети, и от аккумулятора.
Диктофон делиться на два вида:
1. Пассивные — для записи речи в походных условиях, имеют малый вес и размер.
а) Карманные — применяются врачами, журналистами и так далее.
б) Сумочные для работы в условиях передвижения.
. Кабинетные — предназначены для работы в кабинетных условиях (в основном работают от сети переменного тока).
а) Универсальные — обеспечивают возможность работы, как в режиме записи, так и в режиме воспроизведения.
б) Воспроизводящие, предназначены для воспроизведения записи, сделанной на универсальных носимых диктофонах.
Магнитная лента + диктофон.
Используется в условиях записи и выполняет роль писчей бумаги и служит средой хранения информации в диктофонах. Неподвижная головка создает магнитную запись на ленте движущейся относительно головке с постоянной скоростью.
Запись предоставляет собой совокупность большого числа магнитиков имеющих различную длину и напряженность поля. Для воспроизведения используется в головке воспроизведения.
Лента имеет тонкую гибкую основу из лавсана поле эфирных смол, понивинил — хлорида и другое. Существует много различных оксидов но, лучше: Fe2О3, GrO2.
Основа ленты покрывается порошком из магнитного окисла, состоящим из мельчайших частичек игольчатой формы.
Чтобы запись и воспроизведение информации были на высшем уровне необходимы качественные устройства.
Техника магнитной записи:
Чтобы записать информацию на магнитную ленту необходимо иметь устройство содержащие электрические цепи и обеспечивающие движение ленты с постоянной скоростью.
Звуковой сигнал в виде переменного напряжения, получаемый от микрофона, подается на вход диктофона. Сигнал усиливается и поступает через регулятор уровня записи на записывающие устройство. Звуковой сигнал преобразуется к виду, в котором лента воспринимает и запоминает. После всех преобразований сигнала подается на обмотку головки записи. Преобразование осуществляется магнитной головкой.
11. Техника безопасности при работе с диктофоном
1. Не устанавливать диктофон на неустойчивых поверхностях.
2. Не устанавливать диктофон вблизи источников тепла.
. Избегать попадания на них прямых солнечных лучей, влаги.
. Не устанавливать диктофон в помещении с агрессивными средствами (щелочи, кислоты).
. Не употреблять пищу вблизи аппарата.
. Избегать беспорядочного нажатия кнопок на диктофоне — это может привести к сбою программных функций.
. Во избежание несчастных случаев никогда не вскрывать и не разбирать аппарат, включенный в сеть!
. Проверить наличие и целостность заземляющих проводников, корпусов обслуживаемых электроустановок.
. Снять напряжение с участка электрической цепи, подлежащего обслуживанию или ремонту.
. Не касаться проводов и других токоведущих частей, находящихся под напряжением, без средств индивидуальной защиты.
. Не разрешается работать на электроустановках в случае обнаружения оборванных проводов, неисправности заземления и тому подобное.
. Провода, исходящие от диктофона не должны быть перекручены и на них не должно, ничего находиться.
12. Используемая литература
1. Андреева В.И. — Делопроизводство: М., ЗАО Бизнес — школа Интел — Синтез 2001.
2. Басаков М.И. — Справочник секретаря-референта: Ростов — на — Дону, Феникс, 2001.
. Бройдо В.Л. — Офисная оргтехника для делопроизводства и управления: М., Филинъ, 1988.
. Кузнецова Т.В. — Секретарское дело: М., ЗАО Бизнес — школа Интел — Синтез 1999.
. Стенюков М.В. — Документы. Делопроизводство М., ПРИОР, 1999.