2.18. Документы по работе с гражданами

21

ЛЕКЦИЯ 9

Все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованно го отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

6 стр., 2657 слов

Право граждан на обращение

... правам человека. Право граждан на обращения в органы государственных и муниципальных образований Такое право закреплено в ст. 33 Конституции РФ: «Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной ...

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинен государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшее обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 2.2).

Индекс состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, В-207 от 12.06.01.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Индексация выполняется следующим образом.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прил. 60,61) и представляют своим руководителям.

12 стр., 5626 слов

Приоритетные каналы коммуникации в процессе организации обратной ...

... жалобы, предложения и отзывы о деятельности. Она может осуществляться по следующим каналам: устные и письменные обращения граждан в центр (включая записи в книге отзывов и предложений), телефонные обращения, ... интересов. Глава 1. Общие требования к взаимодействию органов государственной власти и населения 1.1 Взаимодействие органов государственной власти и населения. Обеспечение открытости и ...

Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссий должно быть утверждено руководителем учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.

ЛЕКЦИЯ 10

2.19. Защита текущей информации

Сбор информации о хозяйственной деятельности велся всегда и везде. Его вели государственные разведывательные органы (об экономике потенциальных противников); коммерческие и другие организации (о фирмах-конкурентах); криминальные группировки (о будущих жертвах).

При этом суть такой деятельности не зависит от размеров участников (будь это иностранная фирма, действующая на одном рынке с вашей, или мелкий шантажист, пытающийся узнать о ваших «грехах» в уплате налогов).

В принципе несанкционированное получение информации может быть случайным (уволившийся сотрудник знает «кое-что» о фирме, в которой работал) или является следствием целенаправленной разведки.

Способы разведки могут быть разные:

1. Получение информации через агентуру фирмы, на собраниях, выставках, в личных беседах и т. д.

2. Подкупы специалиста конкурирующей фирмы, предприятия (по существу — это вербовка).

13 стр., 6142 слов

Социальная защита детства

... Международный аспект системы социальной защиты детства проявляется в том, что социальной защитой детства занимаются ныне многие международные организации: Организация Объединенных Наций, детский фонд ... Федерации и местного самоуправления; -руководители учреждений и предприятий, издающие нормативные акты по вопросам социальной защиты детей - воспитанников, учащихся, несовершеннолетних сотрудников, ...

3. Предательство со стороны сотрудников предприятия.

4. Засылка агента на предприятие.

5.Непосредственное наблюдение за работой конкурирующего предприятия.

  1. Свободный поиск сотрудниками службы информации и их агентами.
  2. Скупка краденых промышленных секретов у профессиональных промышленных шпионов.
  3. Легальные способы получения информации через:

• периодические издания;

• направление запросов в организации, анкетирование и т.д.;

•визуальное наблюдение за незащищенными объектами;

• банки данных о предприятиях, создаваемые различными фирмами и акционерными обществами;

• обратный инжиниринг, т. е. разборка и изучение продукции конкурентов с целью исследования конструкции ком­пьютеров и других характеристик;

• материалы открытых судебных процессов.

9. Утечка информации, т. е. несанкционированное разглашение из-за недостаточного принятия мер по защите информации (несовершенство нормативных актов, недостаточное наличие средств и сил для прикрытая всех возможных каналов утечки информации) и нарушений лицами, допущенными к работе с защищаемой информацией, правил защиты.

Вся документация классифицируется по признакам, в том числе по степени гласности. Открытые (несекретные) документы доступны всем сотрудникам предприятия, а доступ к документам ограниченного доступа должен был определен уровнем его защиты. Для обеспечения степени гласности информации существует реквизит — гриф ограничения доступа к документу. На предприятиях используются такие обозначения степени гласности:

• для служебного пользования (ДСП);

• коммерческая тайна — строго конфиденциально (КТ-СК);

• коммерческая тайна — конфиденциально (КТ-К);

• коммерческая тайна (КТ).

Вся информация организации, о защите которой может идти речь, относится к одной из следующих трех групп.

1. Сведения стратегического характера:

— планы развития организации, в том числе применение новых технологий и т. п.;

— причины, сдерживающие развитие предприятия, трудности и возможные пути их преодоления.

  1. Технологическая и научно-техническая информация, лежащая в основе производства предприятием конкурентоспособной продукции.
  2. Деловая информация:

— о торговых и деловых партнерах, клиентах, посредниках, поставщиках;

— об условиях контрактов, соглашений, договоров;

— о состоянии кредитно-финансовой системы предприятия;

— маркетинговая информация.

Для того чтобы система защиты информации в организации была работоспособной и эффективной, весьма важно отсортировать служебную информацию и выбрать ту, защита которой действительно целесообразна.

2.20. Рекомендации по защите деловой информации

Каждая организация решает эту задачу самостоятельно, исходя из действующего законодательства и своих собственных интересов и возможностей. Однако к настоящему времени практикой выработаны общие рекомендации, которые могут быть полезны любому предприятию, решающему проблему засекречивания своей коммерческой информации.

11 стр., 5054 слов

Деятельность секретаря в обеспечении конфиденциальной информацией

... 1.2 Защита конфиденциальных документов Понятие защиты информации, информационной безопасности ... защите документированной информации в сфере бизнеса и на предприятиях. ... документов; – обеспечение сохранности информации, содержащейся в них. II. Секретарь и конфиденциальная информация 2.1 Документы конфиденциальной информации На документах и делах (архивах), содержащих конфиденциальную информацию, ...

Рекомендуются следующие мероприятия по защите информации:

Выделение ответственных за эту работу — одного из руководителей предприятия (например, заместитель руководителя по коммерции или маркетингу), который совместно со службой безопасности (СБ) организует и осуществляет весь комплекс работ.

Создание комиссии из числа квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений, которая будет выполнять экспертные функции.

3. Выработка первоначального варианта перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, членами созданной выше комиссии с привлечением руководителей и специалистов таких структурных подразделений, как патентно-лицензионного, финансового, занимающихся рекламой и сбытом продукции и др.

4. Анализ поступивших предложений и подготовка окончательных вариантов перечня сведений.

5. Утверждение перечня руководителем предприятия и доводение его до исполнителей в полном объеме или в части, их касающейся.

Все разнообразные способы защиты информации обычно классифицируют по двум основным признакам.

Во-первых, по собственнику информации (по видам охраняемых тайн) и, во-вторых, по группам используемых для защиты информации сил, средств и методов.

К первой группе могут быть отнесены следующие основные направления: защита государственной тайны, защита межгосударственных секретов, защита коммерческой тайны.

Ко второй группе относятся следующие основные направления; правовая защита информации, организационная; защита информации, инженерно-техническая защита информации, программно-тематическая защита информации.

2.21. Подбор кадров

Важную роль при защите информации .играет подбор кадров.

Первостепенной задачей в этом случае является выявление и отсев кандидатов с признаками психологической патологии. Необходимость решения этой задачи не требует комментариев.

Даже весьма опытные работники кадровых подразделений не всегда могут правильно, достоверно и быстро оценить подлинное психическое состояние лиц, пришедших на собеседование. Этому способствуют повышенное волнение, склонность отдельных кандидатов к предвзятым оценкам характера своей будущей деятельности, некоторых коммерческих структур и др. В этом случае может оказаться целесообразным требовать от кандидатов предоставления справок о состоянии здоровья либо направлять их в определенные клиники для прохождения полной диспансеризации (за счет кандидата).

Такой подход позволяет быстро и эффективно составить исчерпывающее представление о состоянии психического здоровья будущего сотрудника, выявить присущие ему иные заболевания (легочные, желудочные, позвоночно-крестцовые, сердечно-сосудистые и др.), диагностировать зрение и слух и лучше планировать его возможное использование на конкретном рабочем месте.

Кроме того, состояние здоровья кандидата на работу отразится в дальнейшем на уровне затрат на его медицинское страхование, в целом затронет бюджет предприятия. Потребуется, очевидно, постоянно оценивать и взвешивать, с одной стороны, необходимость приема на работу квалифицированного специалиста и, с другой стороны, вероятность высоких расходов на его лечение в случае наличия у него каких-либо хронических заболеваний и т. п.

Первичный контакт с кандидатом следует максимально использовать для сбора информации и в воспитательно-профилактических целях. Рекомендуется:

— обращать внимание будущего работника на характерные особенности и режим предстоящей деятельности;

— привлекать внимание к условиям работы с конфиденциальной информацией, к которой он будет допущен;

— приводить примеры из практики защиты коммерческой тайны в организации и внимательно оценивать реакцию кандидата на эти сведения.

В практике известны случаи, когда для дополнительного анализа требовалось составление анкеты кандидата и его фотографии. Руководители организации приглашали высокопрофессиональных юристов, графологов, известных психоаналитиков и даже экстрасенсов с целью обеспечения максимальной полноты формулировок окончательного, заключения и выявления возможных скрытых противоречий в характере проверяемого лица по анкете и фотографий.

В ходе этого этапа на основе анализа документов, представляемых самим кандидатом (документы об образовании и квалификации, анкета, автобиография, заявление о приеме на работу, листки по учету кадров, письма-рекомендации, сведения о месте проживания и др.), а также данных, полученных из других источников, и результатов предварительного собеседования появляется определенная, возможность отсечь те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущим сотрудникам.

Здесь же целесообразно «отсечь» кандидатуры, связь которых с криминальными сообществами и фирмами-конкурентами была установлена в ходе сбора информации.

По данным зарубежных и российских коммерческих служб и агентств, осуществляющих подбор персонала, уже на этом отпадает, как правило, от 10 до 30% претендентов.

В последнее время значительную популярность приобретают многочисленные методы и процедуры персонального очного тестирования, поскольку они характеризуются быстротой реализации и достаточно высокой эффективностью.

Это, например, личностные опросные листы (опросники), которые могут содержать следующие тесты:

¾ тест СМИЛ, носящий клиническую направленность;

¾ тест КЕТТЕЛА, для профессионального отбора;

¾тест РСК, для определения возможности принятия быстрых решений в экстремальных ситуациях;

¾тест ТОМАСА поможет выявить поведение кандидата в конфликтной ситуации и т. д.

Таким образом, на этапе психологического тестирования может быть получен комплекс психологических характеристик кандидата, которые в дальнейшем будут применяться для оценки его профессиональной пригодности. Кроме того, тестирования позволяют оценивать наличие и степень сформированности таких основополагающих черт характера, как честность, искренность, Лояльность, готовность к подчинению внутренним правилам.

Используя тестовые методики, можно выявлять негативные черты характера кандидата (возбудимость, раздражительность, мнительность, беспокойство, повышенная чувствительность к замечаниям и рекомендациям, завышенная самооценка, необоснованное высокомерие и т. п.).

Понятно, что отмеченные отрицательные моменты требуют в последующем более тщательного и углубленного анализа, корректировки, других воспитательно-профилактических мероприятий.

ЛЕКЦИЯ 11

2.23. Текущее хранение документов

Кроме подбора персонала необходимо организовать хранение документов, как архивное, так и текущее, которое начинается с формирования дел и заканчивается их сдачей в архив и оценкой экспертной комиссии срока хранения документов.

Для обеспечения быстрого поиска и сохранности исполненных документов они ежедневно раскладываются по папкам, т. е. группируются в дела.

Формирование дела определяется как «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела».

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение, и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Во всех структурных подразделениях, должна быть выделено лицо, ответственное за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, предприятия, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: ЮРГТУ (НПИ), РГУ, Росархив иг. п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения — Планово-финансовый отдел (ПФО) и т.п.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 05-35, где 05 означает индекс ПФО, а 35 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который группируются в деле документы. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного прави­ла исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления Документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30—40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими входе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.

Помимо хронологического принципа внутри дела документы могут систематизироваться в вопросно-логическом, алфавитном

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т. п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурном под­разделении и хранятся до передачи в архив учреждения. Сохранность документов до передачи в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений и лиц, в должностные обязанности которых вменена ответственность за хранение документов. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела и нужную папку с документами.

Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _______

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

2.24. Выдача документов из дел организации

Выдача документов из структурного подразделения «или архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включенные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению руководителя структурного подразделения вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место положен лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № ___ от ___________________, поступивший

Наименование корреспондента

по вопросу _________________________

Выдан _____________________________

дата, кому

Выдал _______ Получил ___________

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае составляется карта-заместитель.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело; №___200__г.

Структурное подразделение

Дата выдачи

Кол-во листов

Кому выдано

Расписка получателя

Дата возврата

Расписка о приеме

1

2

3

4

5

6

Карта-заместитель помешается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, произво­дящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

В случае утери или уничтожения документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии отражаются в акте, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

ЛЕКЦИЯ 12

2.25. Архивное хранение

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования. Каждое предприятие должно иметь список документов, подлежащих длительному хранению и передаче в архив, Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения».

2.26. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют централь­ные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений: Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденном приказом Государственной архивной службы России (Росархив) от 19.01.95 № 2 и в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, и, прежде всего заведующего кан­целярией, ведомственным архивом и руководителя структурного под­разделения. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

Главные задачи экспертных комиссий:

¾ согласование проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

¾ организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

¾рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;

¾рассмотрение, одобрение и представление на утверждение руководителя учреждения актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Правильное определение ценности документов требует знания функций учреждения, его задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

1) основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению ос­новных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности).

Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

2) оперативная документация — содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т. д.).

Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

3) документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т. п.).

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кад­ров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения просматривают сначала документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, сле­дующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, законченного дело­производством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г. Следователь­но, документы за 1999 г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2005 г.

Для дел по личному составу в перечне указан срок хранения «75 лет».

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения: всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т. е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения — все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

¾ постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

¾ длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

¾ временного хранения (до 10 лет);

¾ подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена ниже.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

____№ _ _____ организации

Подпись и расшифровка подписи

Дата

АКТ

___________________

место составления

№ от ______________

«О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению»

На основании_______________________________________

название и выходные данные перечня документов

______________________________________________________

с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________

название фонда

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за год(ы)

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранений дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

Итого ___________________ дел за _______________________ годы

цифрами и прописью

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________

наименование архивного учреждения

(протокол от ___________ № _______________ )

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов

Дата Подпись и расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) от __________ № _____________

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рас­смотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В небольших учреждениях, самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, и в коммерческих организациях акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Должен составляться и их уничтожение проводиться только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

2.27. Формирование дел для архивного хранения

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год.

При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации производится оформление дела. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т. е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения. Затем выделяются дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

При обработке основное внимание следует сосредоточить на делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

¾ подшивку или переплет дела;

¾ нумерацию листов;

¾ составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

¾оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста докумен­та. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен).

Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы ведомственных архивов» и имеет следующую форму:

Пример заверительной надписи:

Лист — заверитель дела № _____

В деле подшито и пронумеровано 186 (сто восемьдесят шесть) л.

в том числе литерные листы 47а, 115а, 116б.

Лист 138 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.

Бухгалтер _______ ФИО ______________ __________

подпись ФИО дата

Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги,, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т. д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. Обложка дела дооформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

¾ наименование учреждения и его подчиненность;

¾ наименование структурного подразделения;

¾ делопроизводственный индекс дела;

¾ заголовок дела;

¾срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный ар­хив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела мо­жет быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы); проставляются также:

¾ дата дела (начала и окончания);

¾ количество листов в деле;

¾архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставля­ют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива.

Заголовок дела нуждается в обязательной проверке и часто в уточ­нении путем полистного просмотра документов. Он должен точно, крат­ко в обобщенной форме отразить основное содержание документов.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

На дела с документами постоянного хранения составляется опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочном пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т. е. располагают в порядке значимости содержащихся в них документов.

При раскладке дел по годам надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. В описание каж­дого дела входит:

¾ порядковый номер;

¾ индекс дела;

¾ заголовок дела (в т.ч. и аннотация);

¾ дата;

¾ количество листов;

¾примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа — срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же простав­ляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных доку­ментов из него другим учреждениям и т. д. (форма описи дела приведена ниже).

УТВЕРЖДАЮ

Главный бухгалтер

Подпись и расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ №

название раздела

№ п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данную опись внесено _____________ дел с № _______ по № __________, в том числе:

литерные номера: _______________ пропущенные номера: _______________

Наименование должности составителя описи _______________

Подпись и расшифровка подписи__________________

Дата ___________________

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет, передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь. В соответствии с требованиями «Государственной системы до-кументационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.

Контрольные вопросы и задания

  1. Что такое общение? Влияние этикета на деловое общение.
  2. Особенности официально-делового стиля и психологические факторы, влияющие на деловое общение через документы.
  3. Документооборот, контроль исполнения документов, информационно-поисковые системы документов как фактор налаживания делового общения с партнерами.
  4. Работа с гражданами и документы этому сопутствующие.
  5. Перечислите способы разведки информации.
  6. Какую информацию надо защищать.
  7. Мероприятия по защите информации.
  8. Формирование документов в дела для временного хранения.