Г. Н. Смирнов. Этика делового общения: учебник. М., 2009.
Глава 5. С.60-74.
ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ: ПЕРВЫЙ КОНТАКТ; ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА
Для успешного делового общения каждому предпринимателю необходимо владеть приемами поиска партнеров. Прежде всего на каждой фирме должна быть создана служба, занимающаяся исследованием внешнего рынка и ежемесячно предоставляющая регулярные отчеты с информацией о конкурентах и предполагаемых партнерах. Важно получать нужные сведения и при этом не казаться партнеру назойливым. Не следует избегать представителей конкурирующей фирмы, наоборот, полезно искать встреч с ними, чтобы оценить их стратегию и действия, проанализировать сильные и слабые стороны.
Исследование основных компонентов деятельности потенциальных партнеров (стоимость, сервисное обслуживание, размеры предприятия и т. д.) позволяет получить представление о его имидже в целом. Необходимо также выяснить, какие возможности можно использовать, учитывая минусы и плюсы партнера (достичь обоюдного согласия, извлечь из контактов максимальную выгоду).
Большую часть информации можно получить из ежегодников, в которых публикуются данные об элите бизнеса. Кроме того, часть информации содержится в рекламных изданиях, газетных публикациях, других средствах массовой информации. Этот так называемый легальный сбор информации о предполагаемых партнерах необходим для благополучного делового общения.
Существует также другой способ — нелегальный, заключающийся в шпионаже, прослушивании телефонных линий, установке «жучков» в офисе и т. п. Этот способ обычно применяют для сбора компрометирующих материалов о противнике, для выявления его слабых мест. Для компрометации противника также довольно часто используют скандальную хронику в средствах массовой информации, поскольку это наносит ущерб по имиджу (хотя иногда может и послужить своего рода рекламой, например в шоу-бизнесе).
Как только возможно более полная информация о потенциальном партнере собрана, начинается конкретная разработка первой встречи (беседы, переговоров), после чего назначаются дата и время ее проведения. Если предполагаемый партнер из другого города (другой страны), программа приема должна состоять из двух частей: первая — сама деловая встреча, вторая — культурная программа, обязательно учитывающая вкусы и интересы гостя, которые также желательно узнать на первом этапе делового общения — при сборе информации.
Деловое общение. Психологические способы воздействия в процессе общения
... других гуманитарных дисциплин. Целью исследования является изучениепсихологических способов, приемов воздействия в процессе делового общения. Задачами, поставленными перед нами, являются: 1. Исследование ... речевого этикета и психологического воздействия на собеседника. 1. ПОНЯТИЕ делового общения и речевого этикета В широком смысле слова речевой ...
При первом контакте потенциального партнера сажают на равных напротив себя. В этой позиции необходимо разделение территории: нельзя класть бумаги на сторону партнера, переходить невидимую черту, которая делит стол пополам. Кроме того, сбоку стола вы можете, если это нужно, посадить эксперта. Ни в коем случае нельзя принимать гостя, сидя на месте руководителя за деловым столом, за которым обычно проходят беседы и совещания с сотрудниками. Раздельная позиция в течение встречи может меняться в зависимости от того, как изменяются отношения между потенциальными партнерами. Если оба готовы к сотрудничеству, один из участников может пересесть на боковую сторону, т. е. психологически они уже не по разные стороны стола и не с разными интересами. Если же партнеры переместились оба на одну сторону, скорее всего они уже занимаются делением будущей совместной прибыли, обсуждают общие интересы (подробнее см. с. 72— 73).
Первый визит может проходить как знакомство, визит вежливости, когда руководители беседуют один на один. Такой разговор обычно длится недолго — 20—30 минут. Если же это не визит вежливости, а деловая беседа, которая длится более двух часов, необходим перерыв для снятия напряжения и отдыха обеих сторон. Желательно в перерыве предложить гостю чай или кофе. Самое почетное место для гостя — на мягком диване, справа от хозяина.
В деловом общении, особенно при первом контакте, важно определить круг вопросов, которые должны быть обсуждены. При этом начать беседу, особенно при визите вежливости, можно с тем, не связанных с конкретным делом, например, с вопросов о впечатлениях вашего потенциального партнера о городе. При первом контакте непременно поддерживайте вежливый, спокойный, деловой тон. Если гость — иностранец, нельзя критиковать политику, нравы, традиции его страны.
Одним из непременных атрибутов делового общения, который очень важен при первом контакте, является визитная карточка.
Едва ли партнер, особенно зарубежный, посчитает вас солидным бизнесменом, обнаружив на преподнесенной вами визитной карточке домашний адрес и домашний телефон. Не сообщайте в карточке все ваши должности и звания. Длинный «послужной список» говорит о вашей неуверенности в себе как руководителя и более того — о плохо скрытом комплексе неполноценности (недостающие сведения о себе всегда можно сообщить в процессе деловых переговоров).
Плохо, если самым крупным шрифтом на вашей карточке будет набрано название организации, к которой вы имеете непосредственное отношение (в качестве ее президента, генерального директора или рядового менеджера), а не ваши имя, отчество и фамилия. Визитная карточка должна представлять лично вас, а не фирму, в которой вы работаете. Написание более крупным шрифтом ваших фамилии и имени, а более мелким — наименования фирмы подчеркивает ваше достоинство как делового человека.
Глава 3 – Визитные карточки
... один новый контакт может стать началом новой цепи связей. Глава 3 – Визитные карточки - С собой необходимо иметь минимум 7 визиток, стиль которых лаконичен и ... заметите, что они пытаются вспомнить ваше имя – назовитесь. - Обращайтесь к своему партнеру по имени, находясь на приеме. - Для начала диалога подойдут такие темы, ...
Указывайте номера всех телефонов, которые имеются в вашем кабинете, а также номер телефона секретаря. Наличие двух-трех телефонов свидетельствует о солидности фирмы.
Специалисты полагают, что не имеет особого значения, где размещен фирменный знак, эмблема или логотип вашей фирмы — в левом верхнем углу визитной карточки, с левой стороны посередине (так любят делать некоторые американские бизнесмены) или сверху по центру карточки. Важно, чтобы этот логотип не был слишком крупным, фокусируя на себе все внимание получателя визитной карточки. Ниже пишут фамилию, имя, отчество (последнее — обязательно в русском тексте карточки, в английском отчество либо опускают, либо, что предпочтительнее, ставят одну первую букву отчества).
В левом нижнем углу в столбик помещают номера телефонов. Адрес — внизу справа. Такая последовательность заполнения карточки вошла в практику в деловом мире.
Визитную карточку лучше всего печатать на плотной мелованной бумаге — белой, кремовой или чуть-чуть тонированной. Это то, что в свете называется «bon ton» — хороший вкус. Не следует экономить, делая ее на простой бумаге. Использовать нетрадиционные материалы (металлическую пленку, например), конечно же, не возбраняется, но не нужно забывать, что эстетика визитной карточки воспринимается как составная часть вашего делового имиджа нарочитая экстравагантность способна отпугнуть потенциального партнера по бизнесу. Сочетание цветов текста и карточки предпочтительно черно-белое. Это классический вариант, хотя допустимы и другие цветовые сочетания. Однако на карточке не должно быть более трех цветов, иначе она выглядит безвкусно, пестро.
Формат современной визитной карточки варьируется в диапазоне от 40 х 60 до 60 х 100 мм. В разных странах приняты различные стандарты. В России применяют европейский — 50 х 90 мм. (На него, кстати, рассчитано большинство визитниц.)
Располагать текст на визитной карточке специалисты по дизайну рекомендуют горизонтально, вдоль длинной стороны. Это строго и элегантно — тот же bon ton. Впрочем, некоторые деловые женщины, а также люди, близкие к артистическим кругам, выбирают вертикальное расположение текста (вдоль короткой стороны).
В России и в странах третьего мира хорошим тоном считается применение двусторонних карточек на двух языках: на английском и местном. Однако для тех, кому приходится регулярно встречаться с представителями какой-то конкретной страны, лучше заказать два комплекта с односторонними текстами: на русском и иностранном (при общении с французами — на французском, с американцами — на английском и т. д.) языках. Это будет лишним свидетельством вашего уважения к собеседнику. Односторонняя визитная карточка имеет и еще одно преимущество: она позволяет вам в случае необходимости записать на оборотной стороне нужные дополнительные сведения (например, если вы руководитель фирмы — свой домашний телефон).
Важно, чтобы текст для карточки подготовил профессиональный переводчик, ибо названия должностей, отделов и подразделений часто не имеют в иностранных языках прямых аналогов нашим.
Существует несколько видов визитных карточек: деловая (или представительская), о которой речь шла выше, личная и совместная карточка мужа и жены. В личной визитной карточке дается минимум информации — имя, отчество, фамилия. В Англии еще принято писать в нижней части карточки домашний адрес. Остальную информацию (например, номер телефона) вписывают, если нужно, от руки. В совместной с супругой визитной карточке указываются имя и отчество супруги, имя и отчество супруга, их фамилия и домашний адрес.
Деловое общение: беседы, публичные речи
... к партнеру по имени-отчеству, с этой целью - представление, знакомство, обмен визитными карточками; проявление дружеского расположения, использование для этого шутки, юмора, комплиментов, проявление видимого ... конце выступления резюмировать их. Задание 2. В чем заключаются особенности деловой беседы Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова ...
Существует определенный этикет вручения визитной карточки, принятый в международной практике. Например, при приеме делегации обмен карточками начинают самые высокопоставленные представители договаривающихся сторон и далее — по ранжиру. Старшие по возрасту первыми дают карточки младшим, женщины — мужчинам, хозяева — гостям.
Не исключено, что на вашу визитную карточку не отреагируют и не вручат вам свою. Причины могут быть самые разные: откровенное нежелание поддерживать с вами контакты, намерение «сэкономить» на вас карточку ради более важных персон, наконец, просто отсутствие ее у вашего собеседника (что, кстати говоря, должно вас насторожить — либо этот человек как деловой партнер может оказаться не очень надежным, либо финансовое положение его фирмы оставляет желать лучшего).
Вручают визитную карточку правой рукой (в Японии — обеими руками) и повернутой к получателю так, чтобы сразу можно было прочитать текст. Специалисты по этикету рекомендуют при этом произносить вслух имя, отчество и фамилию. Правда, есть и оппоненты этой рекомендации, полагающие, что во всяком случае в России между соотечественниками ей следовать необязательно.
Визитной карточкой пользуются при установлении контактов, поддержании их. Она может быть использована для заочного представления ее владельца. С помощью визитной карточки можно поздравить с тем или иным праздником, как личным, так и национальным, с повышением в должности, каким-либо семейным торжеством и т. д. Визитной карточкой можно выразить соболезнование, передать благодарность, установить знакомство, в определенных случаях можно послать визитную карточку в ответ на нанесенный визит. С ней удобно послать сувенир, цветы, книгу и т. п.
В международном деловом этикете установились следующие краткие символы, выражающие то или иное отношение владельца визитной карточки к лицу, которому она посылается. Эти символы (буквы латинского алфавита) пишутся в левом нижнем углу карточки:
p.f. (pour feliciter) — поздравление;
p.p. (pour presenter) — представление. Если при краткой встрече или при представлении партнеру визитной карточки не оказалось, ее хорошо бы дослать, написав на ней эту аббревиатуру. Первым, однако, должен дослать карточку тот, чей статус ниже, либо тот, кто моложе. При «равных условиях» первым оказывается тот, кто лучше воспитан;
р.£.с. (pour faire connaissanse) — выражение удовлетворения знакомством;
р.г. (pour remercier) — выражение благодарности (по любому поводу).
Причем в двух случаях визитная карточка с этой аббревиатурой используется обязательно: в ответ на поздравление с праздником посылается поздравительная открытка и карточка с р.г., вложенные в конверт; приглашенному на завтрак, обед или вечерний прием (кроме приглашения на чай) необходимо в течение недели отправить визитную карточку с р.г.;
р.р.с. (pour prendre conge) — прощание при окончательном отъезде. Карточка с данной аббревиатурой посылается при невозможности нанести личный прощальный визит;
р.с. (pour condole апсе) — выражение соболезнования. В менее официальных случаях на визитных карточках, в зависимости от повода, внизу обязательно в третьем лице пишется: «… поздравляет с национальным праздником»; «… поздравляет с Новым годом»;
«… благодарит за внимание» (в качестве ответа на присланные сувенир, цветы, книгу и т. п.);
«… благодарит за поздравление»;
«с наилучшими пожеланиями» (при посылке сувенира, цветов и т. д.).
После знакомства с предполагаемым партнером сразу же на его визитной карточке сделайте пометки (дата знакомства, особые внешние приметы, которые помогут вам вспомнить человека: рост, телосложение, цвет волос, откуда родом, что окончил, чем увлекается).
Сведения в карточке — конфиденциальные, поэтому не позволяйте в нее заглядывать посторонним.
Деловая беседа является одной из самых эффективных форм организации межличностных отношений в общении, активизации интеллектуальных возможностей ее участников для совместного поиска оптимального решения, доведения этого решения до заинтересованных лиц и в конечном счете для его реализации.
Предприниматель тратит на беседы от 50 до 90% своего времени, поэтому необходимо уметь извлекать из них максимальную пользу, знать и использовать психологические основы ведения деловых бесед и требования к ним, эффективно преодолевать возникающие барьеры, правильно оценивать состояние партнера и уметь влиять на его поведение.
Деловые беседы могут быть незапланированные и спланированные заранее. Запланированные беседы, как правило, тщательно готовятся, чтобы обеспечить благоприятный исход, в спонтанных же на первое место часто выходит так называемый подготовленный экспромт. Поэтому к беседам можно и нужно готовиться. Особенно тщательной подготовки требуют беседы, цель которых — изменить мнение собеседника.
Остановимся на некоторых процедурных и психологических моментах.
Структура процесса беседы может меняться, быть более расширенной или более сжатой, однако присутствуют обязательно следующие стадии:
- начало беседы;
- передача информации;
- аргументирование;
- опровержение доводов собеседника;
- заключительная стадия.
Важность первой и пятой стадий переоценить невозможно, так как «эффект края», известный из курса психологии общения, свидетельствует о том, что особенно хорошо запоминаются начало и конец любого события, — неудачное начало и скомканная концовка снижают общее впечатление и подрывают авторитет предпринимателя.
3 Этика деловых отношений
Успешное прохождение через вторую, третью и четвертую стадии (высказывание мнений, обмен информацией, уточнение позиций, совместный анализ обсуждаемой проблемы) предполагает знание психологии, определенные умение и навык.
На первой стадии участник беседы подвергается воздействию четырех факторов:
- авторитета инициатора беседы;
- содержания беседы;
- информации по теме беседы;
- силы личности оппонента.
Для успешного завершения данной стадии необходимы:
- наличие плана, схемы беседы — «дерева ветвления» беседы. Как правило, стержневых идей, планируемых для обсуждения, должно быть не более трех. Очень важно определить цели и наметить средства их достижения. Если четкой цели нет, беседа воспринимается просто как выяснение отношений;
- составление психологического портрета собеседника.
Нет какого-то одного рецепта, как правильно начать беседу, но
существует ряд способов, выработанных практикой, которые позволяют приступить к обсуждению основного вопроса.
Метод снятия напряжения важен для установления тесного контакта с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы легко этого добьетесь. Не забывайте при этом, что значительную часть информации человек получает не из слов, а из интонации, мимики, жестов. Разрядке напряженности способствует добрая шутка, пользоваться которой, однако, следует осторожно, чтобы не обидеть человека, не поставить его в неудобное положение.
Метод «зацепки», или ассоциации, предполагает использование какого-то актуального события, необычного случая, сравнения, посредством которых можно было бы, «зацепившись», перебросить мостик к основной теме беседы. Этой же цели служит и умение вызвать определенную ассоциацию в сознании собеседника, которая логически подведет его к нужной вам теме.
Метод стимулирования игры воображения близок к предыдущему методу и может быть использован как в начале беседы, так и при переходе к основной теме. Данный метод дает хорошие результаты, когда собеседник отличается оптимизмом и трезвым взглядом на ситуацию.
Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без какого-то вступления. Этот прием «холоден» и рационален, он годится прежде всего для кратковременных и не слишком важных деловых контактов и применяется, как правило, не между малознакомыми людьми, а в общении между начальником и подчиненным.
Пока не определилось, в какую сторону клонится беседа, рекомендации самые общие: начинайте с предметного уровня, имеющего наибольшую область пересечения интересов (к спорным вопросам лучше переходить, уже достигнув в чем-то согласия); по возможности «держите паузу», предоставляя больше говорить партнеру, иначе вы будете двигаться вслепую; не перебивайте его, поскольку если человек не успел высказаться, он будет не столько слушать вас, сколько ждать момента продолжить свою речь, постепенно закипая; не демонстрируйте свою недостаточную упол- номоченность на принятие решения, пытаясь проконсультироваться с шефом по телефону (лучше «замните» вопрос); ни в коем случае не переходите на личности, давая понять, что ваши с партнером разногласия вызваны его деловыми или человеческими качествами.
Вы не должны допустить, чтобы ваш партнер во время беседы сказал «нет», поскольку с психологической точки зрения он при этом настраивается на негативную реакцию по отношению к вашим предложениям. Наоборот, заставляйте его несколько раз сказать вам «да», задавая такие вопросы, на которые ни один здравомыслящий человек не способен ответить отрицательно. В крайнем случае пойдите на маленькую хитрость, известную под названием парафраз. Вы произносите: «Если я правильно вас понял…». И далее излагаете мысль собеседника своими словами, завершая фразу вопросом: «Да?» Если ваши отношения еще не безнадежно испорчены, он, естественно, ответит утвердительно. Несколько таких завоеванных вами «да» значительно улучшат психологический климат и подготовят партнера к тому, чтобы сказать «да» и по более существенному поводу. Это так называемый сократический метод, и сам великий философ, и многие после него неоднократно пользовались им с неизменным успехом.
Для составления психологического портрета собеседника необходимо определить (для этого есть соответствующие методики), к какому типу людей относится ваш партнер и каков его психотип. Современное научное направление, именуемое нейролингвистическим программированием, выделяет три основных типа: «визуалы», т. е. люди, которые максимум информации получают с помощью зрения; «аудиторы», для которых главенствующей является информация, воспринимаемая на слух; «кинестетики», которым важнее всего их ощущения и чувства.
Если ваш партнер — «визуал», а большей частью именно они занимаются бизнесом, вы должны, убеждая его в чем-то, постоянно чертить графики, схемы, диаграммы, как можно чаще употреблять слова типа «я вижу», «как видите», «посмотрите», «это видно», «ясно», «очевидно», т. е. все, что связано со зрительным восприятием. Язык общения с «аудитором» будет совершенно иным: «послушайте», «я слышал», «говорят», «повторяю» — все для слуха, включая интонацию и артикуляцию. Сложнее с «кинестетиками», правда, среди бизнесменов их меньшинство. Но кое-что можно сделать и здесь. Например, если беседа ведется на вашей или нейтральной территории, убедитесь, что партнеру максимально удобно. Можно улучшить атмосферу, дав ему в руки что-нибудь приятное на ощупь, например кожаную папку, или поместив на виду яркий предмет, предпочтительно «теплой» цветовой гаммы.
По особенностям мышления людей и их реакциям на раздражители окружающего мира принято выделять восемь психотипов, которые делятся на четыре полярные пары.
- Экстраверты (Е) — интроверты (I).
- Сенсорный (S) тип — интуитивный (N) тип.
- Мыслительный (Т) тип — чувствующий (F) тип.
- Решающий (J) тип — воспринимающий (Р) тип.
Каждому человеку присущи в той или иной мере черты всех
восьми психотипов, однако его психологическая характеристика состоит из преобладающего числа элементов какого-то одного психотипа. Определить психотип можно по его ключевым словам (табл 2).
Таблица 2
Ключевые слова, отражающие разницу между психотипами каждой полярной пары
Е Общительность Взаимодействие Внешнее проявление чувств Широта Экстенсивный Обширные связи Расходование энергии Сначала говорят, потом думают |
I Замкнутость Сосредоточенность Внутренняя реакция Глубина Интенсивный Ограниченные связи Сохранение энергии Сначала думают, потом говорят |
S Закономерный Настоящее Реалистичный Трудная работа Фактический Земной Факт Практичность Конкретный |
N Случайный Будущее Концептуальный Вдохновение Теоретический Парящий в облаках Фантазия Оригинальность Общий |
Т Объективный Твердый Законы |
F Субъективный Мягкосердечный Обстоятельства |
Окончание табл. 2
Твердость Справедливый Четкость Аналитический Установка Беспристрастный |
Убеждение Гуманный Гармония Чуткий Общечеловеческие ценности Причастный |
J Урегулированный Решено Неменяющийся Управлять Закрытость Спланированный Структура Определенный Предельный срок |
Р Нерешенный Поживем — увидим Гибкий Адаптироваться Открытость Неокончательный Поток Ориентировочный Что еще за срок? |
Очевидно, что если собеседник — экстраверт, доминантный, агрессивный, бесполезны длинные монологи, здесь нужны так называемые домашние заготовки или уже упоминавшийся «подготовленный экспромт». Если собеседник — интроверт, зажатый, скрытый, медлительный, его не надо перебивать, во взаимоотношениях с ним важно поддерживающее поведение.
Полезно знать и свой психотип, чтобы вносить коррективы в свое деловое поведение. Психологи О. Крегер и Дж. Тьюсон в книге «Типы людей и бизнес» предлагают для этого вполне конкретные рекомендации.
Экстраверты. Оставляйте другим время подумать над обсуждаемыми вопросами. Необязательно заполнять тишину разговором. Возьмите за правило прислушиваться к идеям и предложениям других, а также немного думать, перед тем как высказывать свое мнение о них. Формулируйте цели и задачи в письменном виде и знакомьте с ними тех, кто в этом нуждается, чтобы они могли заранее их обдумать. Почаще старайтесь говорить: «Дайте-ка я повторю то, что вы сейчас сказали, чтобы убедиться, что я все понял правильно». При постановке задачи в группе убедитесь, что каждый получил возможность выразить свое мнение о ней в целом, по отдельным вопросам всем высказываться необязательно.
Интроверты. Предоставляйте экстравертам свободу высказаться до конца, не заостряя их внимания на том, что они говорят. Принуждайте себя активнее участвовать в общем разговоре, а не только высказывайте свое окончательное мнение. Не считайте свои размышления слишком тривиальными, чтобы предлагать их всеобщему вниманию, позвольте судить об этом другим. Выражайте согласие с тем или иным мнением, если не словами, то хотя бы мимикой: кивками, улыбкой, покачиванием головы.
Люди сенсорного типа. Не мешайте другим высказывать предложения, которые кажутся вам притянутыми за уши. Не отметайте их преждевременно. Позволяйте другим какое-то время перебирать различные идеи, не имеющие, на ваш взгляд, смысла — позже он может проявиться. Помните, что заключенная в задаче идея может иметь дальнейшее развитие. Вы предпочитаете заниматься конкретным, сиюминутным делом, но придет время, когда надо будет подумать о будущем.
Интуитивисты. Помните о деталях. Достигнуть долгосрочной цели можно только поэтапно. Не отрывайтесь от реальности. Хотя вас одолевает искушение помечтать о запредельном, говорить нужно и важно на общедоступном языке. Прежде чем вынести свое суждение, старайтесь вникнуть в подробности. Избегайте общих фраз и общих вопросов, например: «Что вы об этом думаете?» Когда спрашиваете чужое мнение, формулируйте свою мысль конкретно.
Люди мыслительного типа. Обращайте внимание на детали, которые кажутся вам излишними. Чуткость и внимание к другим создают для работы благоприятную психологическую атмосферу. Помните, что сплоченность коллектива сильно влияет на конечный результат совместной работы. Почаще спрашивайте себя: «Как воспримут эту задачу люди, которым придется над ней работать?» Помните, что не всякий ценит бурную дискуссию и не все считают, что в споре рождается истина. Ваше настоятельное желание поспорить может привести к тому, что некоторые члены коллектива отстранятся от принятия решения. Достижение цели, от которой отвернулись все, кроме вас, не окупит затраченных усилий.
Смирнов. Деловое общение. Первый контакт. Деловая беседа — Стр 2
Люди чувствующего типа. Не страшно, если не все приходят к согласию по тому или иному вопросу. Хорошая дискуссия порождает немало прекрасных идей. Хотя гармония, конечно, важна, каждый отдельный вопрос нельзя решить ко всеобщему удовольствию. Не каждое слово, произнесенное по поводу сделанного вами предложения, относится лично к вам. Помните, что вы не несете персональной ответственности за предлагаемые вами решения. Цель может быть успешно достигнута, даже если не все с ней согласны.
Люди решающего типа. Оставляйте время для обсуждения отличных от ваших точек зрения; не хватайтесь за первую же высказанную хорошую идею. Помните, что не все цели достигаются мгновенно, и это хорошо. Не думайте, что те, кто не согласен с вашими целями и задачами, не станут их решать. Некоторые люди умеют прекрасно ко всему приспосабливаться.
Люди воспринимающего типа. Старайтесь держаться определенного мнения, пока вам в голову не придет другое предложение.
По возможности прямо заявляйте о том, что вы думаете по поводу задачи. Принять твердое решение и держаться его — это не так уж трудно. Напоминайте себе, что некоторые задачи решаются за один день. Это небольшие, краткосрочные задачи, из которых состоят и без которых невозможны более крупные.
Может, однако, случиться, что несмотря на все ваши старания беседа не удается. Срочно вносите коррективы в ее сценарий, используя следующие режиссерские приемы: попробуйте сменить предметный уровень беседы, перейдя на наиболее привлекательный для партнера. Не оспаривайте неприемлемую для вас идею, а выдвигайте альтернативную. Апеллируйте к уже достигнутому успеху, вернувшись как для уточнения деталей к вопросу, который вы разрешили к взаимному удовлетворению: покажите, что не все так плохо, мостик между вами уже перекинут и можно идти дальше.
В деловой беседе, как в фокусе, сходятся эрудиция и культура лиц, участвующих в ней, их политические и профессиональные знания, подготовка, широкое образование, владение языком.
Беседа ведется без досье, поэтому необходимо держать в памяти огромный запас фактов. Очень важно знать основные моменты истории и современного состояния культуры и искусства. Без таковых знаний невозможны отношения с представителями других городов, регионов, государств. Согласно протокольной практике беседу обычно начинают с разговора не о политике, а о событиях театральной жизни, художественных выставках, новых книгах, фильмах и т. д. В любой беседе нельзя критиковать внутреннюю и внешнюю политику страны гостя, ее нравы и обычаи, неодобрительно отзываться об отдельных лицах.
Тон официальной беседы должен быть спокойным во всех случаях, включая и те, когда тема беседы неприятна. Дипломатическую фразу «Примите мои искренние уверения в моем величайшем к Вам уважении» произносят даже тогда, когда хочется послать собеседника к черту. Следует помнить, что вежливое, внимательное отношение, общительность, сдержанность, незаносчивость, умение завязать и поддержать разговор, быть приятным собеседником помогут в установлении и расширении связей. У угрюмых и необщительных шансы весьма малы.
Будет ошибкой превращать деловую беседу в викторину: один все время спрашивает, другой отвечает.
Официальное лицо не должно говорить неправду. Если он чего- то не знает или известная ему информация не подлежит оглашению, следует уклониться от ответа или сослаться на неосведомленность.
В дипломатической практике по окончании официальной деловой беседы — по прошествии 2—3 часов, но не позднее 24 часов —
составляется запись беседы. Подобное правило может оказаться полезным и при ведении деловой беседы.
Исход деловой беседы нередко зависит от того, как партнеры сидят за столом. Рассмотрим ситуацию со стандартным четырехугольным столом.
Угловая позиция (В,) обычно используется д людьми, которые находятся в дружеских отношениях и ведут непринужденную беседу. Она позволяет смотреть друг на друга и видеть не только глаза, но и жесты другого человека. Угол стола представляет собой частичный барьер в случае, если один из собеседников начинает чувствовать угрозу. Это наиболее удачная стратегическая позиция. В ней можно излагать свои аргументы, концепцию и т. д. Передвинув стул в позицию В,, можно снять напряжение и тем самым увеличить шансы на успешный исход беседы.
Позиция сотрудничества (В2).
Когда два человека ориентированы друг на друга, т. е. оба работают над одной и той же задачей или одинаково думают, чаще всего оказывается, что они сидят именно таким образом. Это одна из наиболее часто используемых позиций, позволяющая достичь успеха. Основным условием здесь, однако, является следующее: В, должен таким образом занять эту позицию, чтобы А не почувствовал, что кто-либо вторгается на его территорию.
Это также весьма удачная позиция, когда в беседу вступает третий участник, который представляет сторону В. Например, собеседники встречаются второй раз, и со стороны В принимает участие эксперт (С).
Эта позиция говорит о сотрудничестве А и В2. Она позволяет В2 быть на стороне А и задавать эксперту вопросы как бы от его имени. Такую позицию часто называют «присоединение к стану противника». Партнер А по беседе сидит на месте Bj (угловая позиция).
Если люди сидят непосредственно друг против друга, то это создает атмосферу соревнования или обороны — соревновательно- оборонительная позиция (В,) — и может привести к тому, что каждая сторона поведет себя жестко, останется при своей точке зрения, так как стол представляет собой барьер между ними. Такая позиция занимается обычно людьми, которые или в чем-то соревнуются друг с другом, или один упрекает другого. Если же дело происходит в кабинете А, то расположение собеседников свидетельствует о существовании взаимоотношений «начальник — подчиненный». Например, если В находится в подчиненном положении по отношению к А, то соревновательная позиция усиливает положение А. Экспериментальным путем доказано, что наличие или отсутствие стола между собеседниками может значительно влиять на напряженность или же раскованность атмосферы во время беседы, переговоров.
Если В хочет убедить в чем-либо А, то соревновательно-оборонительная позиция сокращает шансы на успешное проведение беседы. Но может быть и так, что В специально занимает такую позицию, осуществляя свой замысел. Для В иногда необходимо, чтобы А чувствовал свое превосходство, и поэтому В умышленно выбирает позицию напротив А.
Если ваша цель — понять собеседника, сделать так, чтобы он чувствовал себя свободно в вашем присутствии и ощущал свою правоту, имея дело с вами, то соревновательная позиция не приведет к желаемому результату. Большая степень сотрудничества будет достигнута, если вы сядете на углу или перейдете в положение сотрудничества. Разговоры при таком расположении собеседников бывают, как правило, более короткими и более точными.
Когда люди сидят непосредственно друг напротив друга, они бессознательно делят стол на две равные части. Каждый осознает, что половина стола является его территорией, и будет возражать, если собеседник вторгнется на нее. Когда вы показываете какой- либо документ, то следует положить его на стол. Собеседнику придется наклониться и посмотреть на него, взять на свою территорию или же оттолкнуть от себя. Если собеседник наклонится, чтобы посмотреть документ, вы должны продолжить беседу с того места, где сидите. Если же собеседник берет документ на свою территорию, то таким образом он как бы разрешает вам зайти на нее и сесть на угол или же занять позицию сотрудничества. Но если он отталкивает документ, это плохой признак. Золотое правило здесь: никогда не вторгайтесь на территорию другого человека до тех пор, пока вам не будет дано словесное или невербальное разрешение сделать это.
Независимую позицию (В4) люди занимают, когда не хотят общаться. Очень часто подобное можно увидеть в библиотеке, на скамейке в парке или в ресторане. Это говорит об отсутствии интереса и может быть интерпретиро- вано даже как враждебность по отношению к другому человеку. Такого положения надо избегать, если между А и В должен произойти какой-либо открытый разговор.
Вопросы к теме
- В чем заключается поиск делового партнера и что такое технология общения?
- Как следует готовиться к деловой беседе?
- Назовите основные требования к ведению деловой беседы.
- Как составить психологический портрет собеседника?
Использованная литература
Агватер И. Я. Я вас слушаю… М., 1988.
Корен Л. Искусство торговаться, или Все о переговорах. М., 1995.
Мищич П. Как проводить деловые беседы. М., 1987.
Пиз А. Язык телодвижений: Как читать мысли других по их жестам. Н. Новгород, 1992.
Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или Переговоры без поражения. М., 1990
.Глава 6
ПЕРЕГОВОРЫ — ВАЖНЕЙШАЯ СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ. С.75.-
«Переговоры — это типично человеческая форма поведения, она не наблюдается у животных, возможно, потому, что ведется на языке, а возможно, потому, что решение конфликта между отдельными людьми или их группами приводит к замене законов природы законом культуры» (Д. Анзье, 1971).
Долгое время переговоры ассоциировались с дипломатией и всегда были связаны с конфликтом: переговоры или предшествуют потенциальному конфликту, или, что наблюдается чаще, вмешиваются в события во время или в конце противостояния сторон. Таким образом, переговоры — это мирная конфронтация, тесно связанная с применением силы.
Исторически термин «переговоры» утвердился в области дипломатии и международных отношений: «Переговоры охватывают почти все поле деятельности дипломатии» (Гарнъе-Паже. Политический словарь. 1842).
По определению дипломатического словаря (Москва, 1986), «переговоры являются смыслом существования не только дипломатического агента как главы миссии, но и всей дипломатии в целом, все же остальные формы и виды официальной деятельности дипломата занимают по отношению к ним подчиненное положение».
Ришелье в своем Политическом завещании выступает в качестве великого инициатора идеи переговоров: «Я осмеливаюсь решительно заявить, что вести переговоры — беспрестанно, открыто или тайно, в любом месте, даже если не получаешь какого-либо плода на данный момент, а тот, которого можно ждать в будущем, не слишком очевиден, — есть вещь, совершенно необходимая для блага государств».1
Дипломатические переговоры — официальное обсуждение представителями государств политических, экономических и иных вопросов двусторонних и многосторонних отношений с целью согласования внешнеполитической стратегии, тактики или соответствующих дипломатических акций, обмена мнениями, взаимного обмена информацией, подготовки и заключения договоров, урегулирования спорных вопросов и т. д.
‘ Цит. по: Сатоу Э. Руководство по дипломатической практике. М., 1961.