Условия эффективности переговоров.Общий вид и состав реквизитов документов

Оглавление

5.1 Условия эффективности переговоров 3

5.2 Общий вид и состав реквизитов документов 6

5.3 Личное влияние и эффективность делового взаимодействия 8

5.4. Краткая характеристика конкретного предприятия (учреждения, организации, фирмы) и практика работы с документами 16

Список литературы 39

5.1 Условия эффективности переговоров

Предпосылки успешности деловых переговоров касаются ряда как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия: обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров; они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров): партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров; должны уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромисс; партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

Для обеспечения эффективности переговоров следует придерживаться следующих правил. Основное правило заключается в том, что обе стороны должны прийти к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. Самое главное на переговорах — это партнер. Его нужно убедить в принятии предложения. На него надо ориентировать весь процесс переговоров, всю аргументацию.

Переговоры — этосотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому важно найти общий знаменатель для различных интересов партнеров. Очень редко переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь правильно поставить вопросы и выслушать партнера.

Позитивные результаты переговоров следует рассматривать как их естественное завершение, поэтому напоследок необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.

Общие рекомендации участникам переговоров с позиции того, чего не следует и что следует делать для их успешного завершения и достижения желаемых результатов .

Чего НЕ СЛЕДУЕТ делать: недооценивать враждебный настрой оппонента отношении вас или других участников переговоров, равно как и переоценивать его готовность к сотрудничеству; быть слишком самоуверенным (переоценивать себя; вашу роль в процессе; ваш авторитет; вашу компетенцию и умение; правильность вашего дела, а также вашей стратегии); затягивать процесс подготовки решений, потому что вы должны знать основные факты, законы, правила, политику, аргументы в пользу вашего дела и критерии определения практичности и возможности выполнения решений; уступать целостностью своих принципов, ценностей и интересов; применять неправильные коммуникативные приемы. Необходимо быть красноречивым, говорить точно, четко, ясно и не выходить из себя, не перебивать, слушать и узнавать новую информацию; информировать, а не произносить истины; быть навязчивым, так как это часто вызывает недоверие и может повредить объективности; использовать время ненадлежащим образом, а именно: тратить впустую, но вместе с тем торопиться и торопить других участников, осуществляя давление на них, если есть сомнения, использовать отсрочку решения и др.; утратить бдительность, а именно: почувствовав усталость, прекращать переговоры; не занимать оборонительную позицию; никого не винить и не каяться чрезмерно в своих ошибках, но быть искренним, честным и ответственным и др.; в случае выдвижения предложений: допускать увеличения требований; устраивать ненужные сюрпризы; стремиться заставить противоположную сторону пойти на уступки, пока не убедиться, что оппонент понимает значение этой уступки и имеет полномочия предлагать ее; беспокоиться постоянно об конечный результат. При этом следует вести переговоры о том, что непосредственно стоит на повестке дня, не забывая о предмете переговоров в целом и о будущем; не следует брать на себя чью-то ответственность; не следует лишать ни себя, ни оппонента чувство причастности как к успеху, так и к провалу переговоров; во время завершения переговоров: заканчивать на негативной ноте; забывать о возможности продолжения конфликта после его формального завершения; забывать включать конкретные сроки и условия, по которым достигнуто соглашение; никогда не надо: давать невыполнимых обещаний; прибегать к лишних откровенных угроз; лгать, блефуваты, хитрить; делать необоснованные предложения; забывать законность интересов ваших противников и ваших собственных интересов; делать переговоры более конфронтационные, чем это необходимо.

9 стр., 4086 слов

1.Переговоры и условия их проведения

... быть сведен к реализации четырех следующих условий: 1. Нужно сделать разграничение между участниками переговоров и предметом переговоров. 2. Следует сосредоточиться на интересах, а не на позициях, ... (нельзя чрезмерно проявлять свои эмоции, даже если противоположная сторона это делает; эмоциональность негативно влияет на принятие решения); 2) понимание (понимание точки ...

Что НАДО делать: быть подготовленными (знать правила, законы, политику, факты и т.п. обеих сторон); вести переговоры только с теми, кто имеет власть, т.е. действительными или уполномоченными представителями, заранее знать: кто будет принимать решение, кто будет подписывать соглашение; последствия конфликта или безысходности и т. п.; быть уверенными относительно ваших интересов и интересов другой стороны; вести переговоры с позиции взаимного удовлетворения основных интересов всех сторон; предварительно производить процедурные соглашения; избегать ненужного огласку; слушать противоположную сторону и своих коллег внимательно. При этом: уделять особое внимание как самым соглашениям, так и конкретным деталям; анализировать внесенные предложения и основу, что вызывает сопротивление другой стороны; обеспечивать эффективность коммуникации, т.е. слушать активно, проявляя заботу и обратную связь с оппонентами; способствовать коммуникации внутри команды; убеждаться, что стороны действительно слушают друг друга; уточнять и обобщать услышанное; правильно задавать вопросы, используя различные формы; снижать сопротивление оппонентов вашим предложениям такими приемами, как формулировки вопросов с заранее предусмотренной вероятностью положительного ответа; апелляцией к интересам оппонента; объяснения выгодности или приятности предложения; подходить к предложениям реалистично. При этом необходимо содействовать тому, чтобы ваша собственная команда и противоположная сторона сосредоточились на реалистической рассмотрении каждого предложения и понимании аргументации, которая стоит за ним, внимательно изучать альтернативные варианты и новую информацию; помогать участникам проявлять гибкость; откладывать дискуссии по ключевым вопросам в случае отсутствия ответа на них или четкой позиции по ним;тщательно и умело вести записи (кратко, точно, стенографично); следует использовать кокус, но проводить его, когда это необходимо; придерживаться регламента, определенного процедурной соглашением; уважать конфиденциальность; при необходимости добиваться, чтобы оппонент сохранял лицо, используя при этом такие приемы: разрешать участникам переговоров исправлять свои ошибки, не теряя лица, в случае уступки оппоненту, отдавать ему должное за искренность и объективность;не смаковать ваши победы; вырабатывать способы разрядки напряженности в процессе переговоров, а именно: знать (представлять) как разрядить обстановку, в случае, когда обсуждение заходит в тупик; устраивать перерывы и конкурсы; вносить в обсуждение немного юмора; откладывать обсуждение, когда кажется, что все пути к решению блокировано; поддерживать связь внутри организации (фирмы) с помощью вертикальных и горизонтальных связей; производить сделки по урегулированию новых конфликтов; заканчивать каждую встречу на позитивной ноте. При этом, в частности, рекомендуется показать, что вы цените время и усилия, потраченные вашими оппонентами.

3 стр., 1451 слов

ВЛИЯНИЕ СТУДЕНЧЕСКИХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ НА СОЦИАЛИЗАЦИЮ СТУДЕНТОВ

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 3 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ ВЛИЯНИЯ СТУДЕНЧЕСКИХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ НА СОЦИАЛИЗАЦИЮ СТУДЕНТОВ 5 1.1. Понятие и сущность процесса социализации 5 1.2. Особенности социализации студенческой молодежи 11 1.3. Роль общественных организаций в социализации студентов 14 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ВЛИЯНИЯ СТУДЕНЧЕСКИХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ НА СОЦИАЛИЗАЦИЮ СТУДЕНТОВ 19 2.1. ...

11 стр., 5145 слов

Как современная система отметок стимулирует учебно-познавательную деятельность учеников

Как современная система отметок стимулирует учебно - познавательную деятельность учеников Введение Общение - сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятия и понимания другого человека На сегодняшний день, основным путем ...

5.2 Общий вид и состав реквизитов документов

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, назва­ние вида документа и т.д.).

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создание системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схе­му построения документа. Он устанавливает форматы, размеры по­лей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Уни­фицированные системы документации. Система организационно-рас­порядительной документации». Система ОРД «Требования к оформле­нию документов» устанавливает почти максимальный набор реквизи­тов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораз­до меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

4 стр., 1693 слов

Понятие оценки и отметки у младших школьников.Проблема изучения самооценки младшего школьника

Оглавление Введение 3 Глава 1. Теоретические представления о формировании самооценки младшего школьника 5 1.1 Понятие самооценки младших школьников 5 1.2 Влияние успеваемости на уровень самооценки младшего школьника 8 Глава 2. Проблема изучения самооценки младшего школьника 12 2.1 Диагностика самооценки школьника 12 2.2 Рекомендации для учителей по внедрению технологии оценивания учебных успехов ...

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его вдело;

28 — отметка о поступлении документа в организации;

29 — отметка для автоматического поиска документа.

5.3 Личное влияние и эффективность делового взаимодействия

Влияние одного человека на другого в процессе межличностного взаимодействия — это неотъемлемая часть любых форм общения.

В психологии под межличностным влиянием понимается процесс и результат изменения одним индивидом поведения другого человека, его установок, намерений, представлений, оценок и др.

Различают направленное и ненаправленное влияние. В первом случае субъект ставит перед собой задачу достичь определенного результата от объекта воздействия, который проявляется обычно в убеждении и внушении, а во втором — подобная задача не ставится, однако эффект воздействия возникает, проявляясь прежде всего в действии заражения и подражания.

Б. Паригин считает, что психическое заражение, подражание, внушение, убеждение и мода относятся к социально-психологическим механизмам общения, под которыми он понимает те социально-психологические явления и процессы, возникающие в результате взаимовлияния индивидов друг на друга и которые осуществляют непосредственное влияние, на уровень их коммуникативной активности, глубину и полноту их психологического контакта и взаимопонимания, на характер и эффективность их коммуникативного поведения.

В отличие от психологических механизмов жизнедеятельности личности, которые связаны с реализацией ее внутреннего потенциала или внешней по отношению к ней социальной детерминации, механизмы общения реализуют силу и потенциал внутригруппового и массового взаимодействия и взаимовлияния индивидов друг на друга.

4 стр., 1853 слов

Исследование влияния этикетного стиля общения на производительность труда

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 2 ГЛАВА I. ФЕНОМЕН ДЕЛОВОГО ЭТИКЕТА КАК ЧАСТИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПОВЕДЕНИЯ 4 1.1. Деловой этикет как феномен и актуальность его изучения 4 1.2. Структурные компоненты делового этикета 5 1.2.1. Внешний вид делового человека 5 1.2.1.1. Внешняя обстановка офиса и кабинета. 5 1.2.1.2. Общие требования к этикету внешнего облика 6 1.2.1.3. Внешний этикетный облик женщины-бизнесмена 11 ...

Вместе с тем в отличие от механизмов деятельности, которая основывается на осознанной и целенаправленной активности субъекта, механизмы общения имеют преимущественно неосознанный, спонтанный характер, что не поддается обычно полному социальному контролю. Ряд других психологов характеризуют внушение, подражание, заражение, убеждение, моду и слухи как способы психологического воздействия.

В практике общения выделяют прямое и косвенное влияние. Прямое влияние характеризуется тем, что субъект открыто, предъявляет объекту воздействия свои претензии и требования, а косвенный — состоит в том, что влияние непосредственно направлено не на объект, а на среду, которая его окружает.

Также различают умышленное и неумышленное воздействия, где первое определяется наличием цели, а второе — причины. В целом процесс межличностного психологического влияния формируют стратегия, тактика, средства, формы, аргументация и……..

Список литературы

1. Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. — 9-е изд., испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2011. — 184с.

2. Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб.пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. — М: Финансы и статистика, 2011. — 208 с.: ил.

3. Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. — 2012. — № 52. — с. 13-14

4. ГОСТ Р6.30-2009 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2009г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2009г. — М., 2011. — 17с.

5. Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. — М.: Проспект, 2013. — 448 с.

6. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. — СПб.: Питер, 2010. — 203 с.: ил.

7. Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис — менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис — менеджера. — 2012. — № 4. — с. 17-25.

4 стр., 1507 слов

«Особенности психологии делового общения офис-менеджера».

Содержание Введение 3 1. Организационные и психологические аспекты деятельности офис-менеджера 4 2. Особенности делового общения и основные требования к речи офис-менеджера 11 3. Практические рекомендации по совершенствованию навыков делового общения офис-менеджера 19 Заключение 28 Литература 29 Введение Современный уровень развития производства и масштабные изменения в социально-экономической ...

8. Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. — 2011. — № 2. — с. 18 — 21.

9. Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. — 3-е изд., исп. — М.: ЗАО Бизнес — шк. Интел-Синтез, 2012. — 288 с.

10. Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2011. — №8. — с. 82-84.

11. Организация работы с документами: Учеб.для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2010. — 592с.

12. Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2013. — №7. — с. 56-62.

13. Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. — 3-е изд., доп. и перераб. — М.: Приор-издат, 2011. — 384 с.

14. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2009): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. — М.: РДЛ, 2012. — 208с.

15. Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. — М.: РДЛ, 2012. — 240с.

16. Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Санкина Л. // Управление персоналом. — 2010. — № 7. — с. 58-59.

17. Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. — 2-е изд.,испр. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2011. — 700с.

18. Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., ТрухановичЛ.В. // Кадры предприятия. — 2012. — № 3. — с. 15-20.